informations générales
Vaulx-en-Velin
Rattaché(e) au service RH, et salarié(e) du siège sous la direction de la DRH, vous apporterez un appui administratif au service dans les missions suivantes :
Gestion administrative des absences de l'ensemble du personnel de l'Association
Réceptionner les arrêts de travail
Suivre le versement des indemnités journalières de la CPAM
Création des dossiers de prévoyance pour les arrêts de travail et suivi des versements des indemnités de prévoyance
Etablir et envoyer les courriers d'information aux salariés en lien avec leurs arrêts de travail
Contacter les caisses et les salariés en cas de difficultés
Gestion des absences et saisie des arrêts de travail dans le logiciel de paies
Procéder aux DSN arrêt de travail via le logiciel de paie
Procéder aux déclarations des arrêts de travail via net entreprises le cas échéant
Gestion administrative des dossiers de formation professionnelle du personnel
Réceptionner et enregistrer les certificats de réalisation de formation du personnel
Réceptionner les factures de formation et les frais annexes de formation du personnel
Mettre à jour les différents tableaux de suivi
Gestion des entretiens professionnels et bilans à 6 ans du personnel
Mettre à jour le fichier de suivi en fonction des mouvements du personnel
Réceptionner les entretiens professionnels et bilans à 6 ans, compléter le tableau de suivi des entretiens et classement
Alerter les directions
Divers travaux RH et de secrétariat
Participation à l'alimentation de la BDES
Production de tableaux de suivi, de données statistiques diverses issues de la paie.
Réponse aux différentes enquêtes liées au personnel
Divers travaux de secrétariat pour l'Association
Traiter le courrier (réception et envoi)
Accueil téléphonique et physique du siège
PROFIL
Diplôme de niveau Bac+2 dans le domaine administratif ou RH. Rigueur, organisation
COMPETENCES ATTENDUES
- Adopter un comportement adapté à son positionnement professionnel dans l'établissement ou le service/et selon les consignes transmises
- Faire preuve d'écoute, de disponibilité et bienveillance vis-à-vis des interlocuteurs internes et externes physiquement ou téléphoniquement
- Organiser son temps et son travail/gérer son temps, en fonction des échéances et/ou des priorités définies, tant en ce qui concerne ses missions habituelles, que l'ensemble des tâches du secrétariat.
- Identifier des priorités dans les tâches et activités/le caractère prioritaire ou urgent d'une information/d'un appel
- Être force de proposition pour améliorer les processus administratifs
- Connaître les règles liées aux arrêts de travail
- Analyser une situation : prendre du recul, repérer des incohérences,...
- Maîtriser les logiciels bureautiques
- Connaître les logiciels de paie
- Faire preuve de rigueur et de méthode dans l'organisation de son travail
- Savoir autocontrôler son travail
- Mettre en œuvre les procédures élaborées par le siège de l'association et contribuer à leur amélioration en lien avec le Comptable référent du Siège
Esprit et travail d'équipe : S'inscrire dans un travail d'équipe
Projet associatif : S'approprier le projet associatif et agir dans le cadre cadre des orientations et objectifs préconisés dans le cadre du projet pour le périmètre de son métier.
Comportement vis à vis des publics accueillis: Capacité à interagir et à s'adapter au public qui se présente au Siège
Communication : Savoir apprécier et identifier les informations qui doivent être communiquées ou partagées avec des collègues ou des tiers et faire preuve de discrétion Maintien et adaptation des compétences : Être capable de s'interroger de manière permanente sur son métier et ses compétences, accepter la remise en cause de ses pratiques.et adapter ses compétences aux besoins de la structure, aux règles de fonctionnement, aux évolutions du cadre légal.
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Réceptionner les arrêts de travail
Suivre le versement des indemnités journalières de la CPAM
Création des dossiers de prévoyance pour les arrêts de travail et suivi des versements des indemnités de prévoyance
Etablir et envoyer les courriers d'information aux salariés en lien avec leurs arrêts de travail
Contacter les caisses et les salariés en cas de difficultés
Gestion des absences et saisie des arrêts de travail dans le logiciel de paies
Procéder aux DSN arrêt de travail via le logiciel de paie
Procéder aux déclarations des arrêts de travail via net entreprises le cas échéant
Gestion administrative des dossiers de formation professionnelle du personnel
Réceptionner et enregistrer les certificats de réalisation de formation du personnel
Réceptionner les factures de formation et les frais annexes de formation du personnel
Mettre à jour les différents tableaux de suivi
Gestion des entretiens professionnels et bilans à 6 ans du personnel
Mettre à jour le fichier de suivi en fonction des mouvements du personnel
Réceptionner les entretiens professionnels et bilans à 6 ans, compléter le tableau de suivi des entretiens et classement
Alerter les directions
Divers travaux RH et de secrétariat
Participation à l'alimentation de la BDES
Production de tableaux de suivi, de données statistiques diverses issues de la paie.
Réponse aux différentes enquêtes liées au personnel
Divers travaux de secrétariat pour l'Association
Traiter le courrier (réception et envoi)
Accueil téléphonique et physique du siège
PROFIL
Diplôme de niveau Bac+2 dans le domaine administratif ou RH. Rigueur, organisation
COMPETENCES ATTENDUES
- Adopter un comportement adapté à son positionnement professionnel dans l'établissement ou le service/et selon les consignes transmises
- Faire preuve d'écoute, de disponibilité et bienveillance vis-à-vis des interlocuteurs internes et externes physiquement ou téléphoniquement
- Organiser son temps et son travail/gérer son temps, en fonction des échéances et/ou des priorités définies, tant en ce qui concerne ses missions habituelles, que l'ensemble des tâches du secrétariat.
- Identifier des priorités dans les tâches et activités/le caractère prioritaire ou urgent d'une information/d'un appel
- Être force de proposition pour améliorer les processus administratifs
- Connaître les règles liées aux arrêts de travail
- Analyser une situation : prendre du recul, repérer des incohérences,...
- Maîtriser les logiciels bureautiques
- Connaître les logiciels de paie
- Faire preuve de rigueur et de méthode dans l'organisation de son travail
- Savoir autocontrôler son travail
- Mettre en œuvre les procédures élaborées par le siège de l'association et contribuer à leur amélioration en lien avec le Comptable référent du Siège
Esprit et travail d'équipe : S'inscrire dans un travail d'équipe
Projet associatif : S'approprier le projet associatif et agir dans le cadre cadre des orientations et objectifs préconisés dans le cadre du projet pour le périmètre de son métier.
Comportement vis à vis des publics accueillis: Capacité à interagir et à s'adapter au public qui se présente au Siège
Communication : Savoir apprécier et identifier les informations qui doivent être communiquées ou partagées avec des collègues ou des tiers et faire preuve de discrétion Maintien et adaptation des compétences : Être capable de s'interroger de manière permanente sur son métier et ses compétences, accepter la remise en cause de ses pratiques.et adapter ses compétences aux besoins de la structure, aux règles de fonctionnement, aux évolutions du cadre légal.
