Secrétaire

Agent d'accueil et de gestion administrative F/H - point conseil MA6

JOBDATING le 12 septembre après-midi sur les Village des métiers - Place BELLECOUR (https://bit.ly/3Z3TEoG )
Consultez l'offre d'emploi et si cela correspond à votre profil, réservez un créneau de rendez-vous pour rencontrer les recruteurs

Munissez vous de CV, le Jour J


Munissez vous de CV, le Jour J
Sous la responsabilité de la Directreur-trice Général-e Adjoint-e des Services, vous avez pour principale mission d'assurer l'accueil du public tout en assurant les fonctions d'assistant-e de direction.

Sous la responsabilité de la Directreur-trice Général-e Adjoint-e des Services, vous avez pour principale mission d'assurer un service public de proximité et d'apporter une réponse aux sollicitations des habitants en travaillant au premier accueil des usagers. Vous intervenez également en polyvalence dans le cadre du premier accueil du public.

Point Conseil
- Accueillir, informer et orienter les habitants présentant des questions et ou doléances
- Saisir et gérer les plaintes et réclamations des habitants
- Assurer le suivi des plaintes en lien avec les services, les élus et les partenaires
- Diffuser les informations institutionnelles au public et relayer les réponses apportées
- Tenir et traiter les statistiques du Point Conseil
- Mettre à jour les informations délivrées aux usagers par le Point Conseil et le Premier Accueil
- Reporting auprès des élus de l'arrondissement et de la Directrice Général Adjointe à l'occasion de réunion mensuelle du suivi des demandes


Premier accueil du public
- Assurer l'accueil téléphonique du Premier Accueil plusieurs demi-journées par semaine
- Assurer l'accueil physique des usagers au Premier Accueil en renfort des agents
- Informer et orienter les usagers
- Délivrance des documents administratifs nécessaires aux démarches de l'usager
- Tenir et traiter les statistiques de fréquentation de l'accueil
- S'assurer de la mise à jour des informations délivrées aux usagers

Vignettes résidents
- Créer, modifier et renouveler les vignettes résidents
- Gestion et suivi des incidents

Activités secondaires :

- Assurer la suppléance de l'assistante de direction dans ses missions principales lors de ses congés (gestion du courrier quotidien, instances, affichages d'urbanisme) ; l'assistante de direction vous supplée à son tour sur le Point Conseil à l'occasion des congés
- Assurer l'archivage des dossiers de l'année écoulée

Profil recherché
Diplôme de niveau 3 (CAP, BEP) ou expérience professionnelle de 6 mois à 2 ans.

Connaissances :

- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
- Connaissance de l'environnement du 6ème arrondissement et de la Ville de Lyon
- Connaissances des méthodes d'accueil physique et téléphonique
- Logiciels bureautiques (pack office) et Progiciels spécialisés (Selligent, GGCOS, e-Sirius)

Savoir-faire

- Techniques d'expression orale et écrite
- Adapter son mode relationnel au public concerné et gérer les éventuels conflits
- Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
- Assurer un suivi rigoureux des demandes et des réponses apportées

Savoir-être

- Qualités relationnelles
- Esprit d'équipe
- Discrétion professionnelle
- Dynamisme et rigueur

Information(s) complémentaire(s)
- horaires hebdomadaires : 38 h
- Travail le samedi matin par roulement de 09h30 à 12h00 en suppléance du premier accueil (1 samedi tous les deux mois environ), donnant lieu à récupération