Secrétaire

Le CCAS de TALENCE RECRUTE pour son relais petite enfance, Un(e) chargé(e) de l' accueil de la maison de la Petite Enfance et du secrétariat du Relais Petite Enfance
Sous la responsabilité directe de l'animatrice principale du Relais

MISSIONS PRINCIPALES :
1. Accueil physique, téléphonique et numérique du public
Renseigner les familles et les interlocuteurs , les orienter vers le service compétent ou d'autres institutions/services
Savoir repérer les situations d'urgence et appliquer le process d'accueil spécifique
2. Gestion des agendas du Relais Petite Enfance :
Agenda pour les familles souhaitant embaucher une assistante maternelle du parent employeur
Agenda pour les préinscriptions pour une place en structure collective et à la crèche familiale
Coordonner les RDV avec l'association INTERMED pour les familles ne maitrisant pas le français
3. Assister les animatrices du Relais Petite Enfance
- Pour les dossiers de préinscriptions en crèche
- Dans les relations avec les assistantes maternelles et les familles
4. Suivre la vie du dossier administratif des familles et soutenir les directrices de crèches :
Instruire les dossiers d'entrée et de renouvellement des familles
Être garant des échéances (administratives, organisationnelles etc.)
Vérifier des étapes spécifiques de la facturation
Editer et transmettre les factures aux familles
Être mandataire de la régie petite enfance
5. Participer à la vie du service RPE et à l'évolution de la direction
Transmettre les éléments de communication générique destinés à toutes les familles (mails ou informations,
Être force de propositions pour améliorer l'organisation du Relais Petite Enfance
Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions du RPE ( dont 3 en soirée)
Organiser les manifestations du RPE ( Cheque cadeaux etc.)
Créer des solutions informatiques pour faciliter la réalisation des statistiques annuelles demandé par la CAF (sphinx)
Participer aux groupes de travail du KIOSQUE FAMILLE

MISSIONS ANNEXES :
Organiser le classement et l'archivage des dossiers numériques
Assurer le suivi des courriers internes et externes

PROFIL :
Diplômes exigés et / ou expériences professionnelles :
Bac technologique sciences et technologies de la santé et du social avec expérience souhaitée sur poste similaire
/ Diplômes dans le domaine dans la relation à l'usager et dans le secrétariat et/ou Secrétariat avec accueil de public physique et téléphonique, rédaction de courriers, utilisation logiciel métier, planification et suivi de dossiers.
Compétences :
Faire preuve d'autonomie, d'anticipation et de rigueur, savoir écouter
Utiliser des techniques de communication pour désamorcer des situations de tension avec les usagers
Connaitre l'environnement institutionnel et le processus décisionnels de la fonction publique territoriale et du CCAS
Connaître toutes les activités d'un service petite enfance et les règles de fonctionnement du service
Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)

CV + lettre de motivation à l'attention de Monsieur Emmanuel SALLABERRY, président du CCAS avant le 28/02/2025