Secrétaire

/// contexte
DESSEIN DE VILLE est une agence d'urbanistes, paysagistes et architectes d'une douzaine de personnes fondée en 1998. Forte des compétences et parcours variés de ses collaborateurs, elle exerce son activité dans tous les grands domaines de
l'urbanisme.
Implantée à Toulouse, à proximité de la gare, l'agence travaille en partenariat avec les collectivités et acteurs privés de la construction et de l'aménagement.
Vous intégrerez une équipe dynamique qui s'entend, s'apprécie et se soutient dans les différentes missions. Vous évoluerez dans un environnement de travail fondé sur la confiance, la transmission et l'intelligence collective pour construire le devenir de notre structure. En dehors des compétences de base indispensables, la volonté et la motivation sont les qualités prépondérantes.

/// Compétences et qualités requises
Le ou la secrétaire est au cœur de l'organisation interne et doit avoir des compétences : administratives, en comptabilité ou encore en
communication. Il/elle doit être doté(e) de qualités relationnelles et rédactionnelles ainsi que d'une bonne élocution. C'est généralement
le premier interlocuteur physique, téléphonique ou écrit que rencontrent les maîtrises d'ouvrage publiques, les partenaires, et les collaborateurs de l'agence.
Le ou la secrétaire doit faire preuve d'un sens de l'organisation et de la priorisation de ses tâches, de réactivité, d'une grande capacité d'adaptation, d'esprit d'initiative et d'un esprit d'équipe.
La discrétion est une qualité essentielle pour exercer ce poste. Le ou la secrétaire voit et entend tout ce qu'il se passe et a entre les mains des dossiers confidentiels. Notre direction doit pouvoir avoir une totale confiance en cet acteur clé.

/// MISSIONS
De la gestion de courrier à la saisie et mise en forme de documents en passant par la rédaction de comptes-rendus de réunions, le ou la secrétaire effectuera des tâches administratives et stratégiques de type :
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe,
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour),
- Suivre les conditions d'exécution d'un contrat en appui de la direction et/ou le/la chef(fe) d'agence,
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables,et vérifier la conformité des livraisons,
- Rédiger des supports de communication interne (rapports, comptes rendus, notes.),
- Réaliser une veille sur les appels d'offre lancés par les collectivités,
- Monter les dossiers administratifs de candidatures et d'offres,
- Dématérialisation des candidatures et offres sur des plateformes,
- Dépôts de factures et situations de travaux (sur Chorus)
- Collecte, gestion et suivi des documents administratifs de l'entreprise nécessaires aux marchés publics
- Collecte des éléments et données nécessaires à l'externalisation des payes,

/// MAÎTRISE DES OUTILS
Le ou la secrétaire utilisera différents outils mis à disposition par l'agence.
Les outils numériques à maîtriser sont les suivants :
- Agenda électronique / Google agenda / Microsoft Teams
- Outils de gestion et de bureautique / Pack Office (Word, Excel), Suite Adobe (Acrobat),..
- Une expérience sur Indesign serait un +, pour l'assistance et/ou la préparation du montage des candidatures et offres réalisées par l'équipe.

/// TYPES DE FORMATIONS
BTS gestion de la PME /BTS support à l'action managériale /DUT gestion des entreprises et des
administration (GEA/ DUT gestion administrative et commerciale (GACO).

/// Conditions & INFORMATIONS
Poste : Temps partiel
Type de contrat : CDI (essai mini 2 mois)
Expérience : 3 ans minimum
Qualités : Autonomie / Bienveillance / Réactivité / Capacité de travail en équipe / Esprit de synthèse / Facilité d'expression orale et écrite.
Poste à pourvoir au plus tôt, en raison d'un départ à la retraite
Permis B non indispensable
Salaire selon expérience -