Secrétaire

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein du service des formations de l'IUT de Sceaux et sous la direction hiérarchique du responsable de service, le/la secrétaire FC-VAE-RE- a pour principale mission d'assurer le suivi administratif de la Formation Continue et de la VAE, de gérer les relations entreprises. Il/Elle est en relation permanente avec les stagiaires en formation continue, les candidats-es VAE, les équipes enseignantes, les responsables de formation, les entreprises et les partenaires financeurs.

Missions principales de l'agent-e :

Relations avec les entreprises

Prospecter, contacter les entreprises via tous les modes de communication (téléphone, mail, réseaux sociaux, plaquettes), fidéliser les contacts
Assurer la collecte de la taxe d'apprentissage : lancement et suivi de la campagne, réception des versements, mise à jour d'un tableau de bord, envoi des remerciements
Constituer une base de données des contacts « entreprises » et en assurer le suivi
Présenter aux entreprises les possibilités de partenariat : accueil de stagiaires, alternance, recrutement.
Soutenir et participer au développement des relations avec les entreprises, les salariés, les OPCO et les CFA.
Participer aux interactions privilégiées avec les entreprises (préparation des réunions, assister aux réunions, rédaction de comptes-rendus)
Participer à l'organisation des événements de l'IUT (remise des diplômes, Forum des entreprises, Salons professionnels, événement promouvant l'Université .) en partenariat avec les différents services de l'Université Paris-Saclay.
Participer à la réalisation d'outils de communication envers les entreprises et les étudiants-es.

Secrétariat pour la formation continue et la cellule VAE

Accueil, information et orientation des candidats-es intéressés-es par la reprise d'études en formation continue ou par la VAE
Gestion des dossiers de candidature en liaison avec le chef du service et les enseignants-es chargés-es de l'admission
Suivi administratif des dossiers de VAE et Formation Continue
Préparation des documents relatifs à la facturation des prestations de formation
Suivi sous Excel des présences et des heures de formation effectuées par stagiaire/candidat VAE
Mise à jour des emplois du temps des formations
Gestion des notes (saisie des notes et des résultats sur Apogée, édition des relevés de notes et des PV de jury)
Aider la responsable du service dans la préparation des audits qualité


Profil

Connaissance, savoir :

Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et recherche
Avoir des connaissances du paysage de la Formation Continue et de la VAE dans les universités
Appliquer la réglementation liée à la Formation Continue et respecter les procédures
Connaissance de la réglementation et de l'organisation de la taxe d'apprentissage

Savoir-faire :

Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point)
Adaptation à des logiciels métiers spécifiques (FORMATIC, YPAREO)
Savoir s'organiser, anticiper, respecter les délais
Savoir gérer les situations d'urgence, comprendre le besoin et savoir y répondre
Savoir rendre compte
Qualités de communication orale et écrite
Savoir prendre des notes et mettre en forme des documents
Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage

Savoir-être :

Sens de l'accueil
Travail en équipe, polyvalence et sens de l'initiative
Avoir le goût des contacts et faire preuve de qualités relationnelles
Force de persuasion et enthousiasme
Esprit de synthèse, organisation, adaptation, disponibilité
Discrétion, confidentialité