Secrétaire

MISSIONS GENERALES :
A ce poste de secrétariat, vous est garant(e) de la bonne tenue et du suivi des dossiers administratifs dont vous avez la responsabilité.
Vous êtes également réactif(ve) sur toutes les demandes autres qui pourraient vous être confiées.
Vous demandez validation au membre du bureau et à la direction de tous les aspects qui engagent l'association.
Vous êtes force de proposition et vous vous mettez à la disposition des membres du bureau et du Directeur Technique dans une démarche d'aide à la décision.
Vous rendez compte à votre supérieur hiérarchique ou son remplaçant de l'ensemble de votre activité et suivi de vos tâches.

RESPONSABILITES et ACTIVITES :
Concernant le SECRETARIAT:
Concevoir, rédiger, corriger l'ensemble des dossiers et des frappes administratives ainsi que les courriers (Direction et Présidence), suivre les mails,
En lien avec le pôle Communication
-Réalise les envois de l'ensemble des Lettres envoyées au mouvement (CAF, lettre aux finances, .) élaborées par le pôle Communication
En lien avec le Bureau National
-Courriers à destination des Evêchés, DEMAF : relire les courriers, les présenter, les éditer, les envoyer, relire les bilans des permanents
-Mise à jour du fichier des coordonnées des évêques et des DEMAF
-Réception des cartes adhésions, suivre la procédure, faire le lien avec le Bureau National et le Pôle Communication
-Editer et préparer les dossiers pédagogiques des sessions et des différents évènements
En lien avec la Trésorerie Nationale
-Enregistrer, suivre et mettre à jour les contributions fédérales, les dettes, les ventes
-Recevoir les espèces de la vente des produits et les déposer aux DAF pour établir les factures.
-Recevoir les chèques, établir les remises en banque pour les goodies et les contributions et informer les DAF.
Concernant l'ACCUEIL :
-Veiller à la bonne tenue de la maison
-Si besoin donner des consignes à la personne d'entretien
-Gérer le standard téléphonique, gérer les courriers départ et arrivé, porter le courrier et aller chercher le courrier à la Poste, gérer la boite mails contact. Assurer l'accueil, orienter, noter les appels et les visites. Faire le lien avec les fournisseurs.
-Transmettre les courriers au Directeur Technique et chèques de dons au Pôle Communication et recherche de fonds
-Gérer la boutique :
Réception de toutes commandes & rangements dans l'inventaire
Traiter les commandes, scanner chaque sortie du stock avec l'appli (QRCode), envoyer les commandes.
Prendre en compte les commandes transmises par téléphone, mail ou la messagerie Contact
Se concerter avec la COM pour la mise à jour de la boutique Site Web
Lors des commandes des Fédérations vérifier si les fédérations sont à jour de la contribution fédérale pour définir s'il y a besoin de facturation.
-Se concerter avec les DAF pour faire établir la facturation (transmettre l'info des articles vendus et les tarifs aux DAF)
-Gestion des stocks. Alerter la COM lorsque le stock est descendu à 5 articles ou épuisé.
-Veiller à mettre en archives 5 articles à chaque nouvelle production
-Préparer les procures de tous les évènements, si besoin avec l'aide du responsable travaux et du Pôle Communication
CONNAISSANCES ET QUALITES REQUISES :
Connaissances :
Techniques de secrétariat, maîtrise d'EXCEL, publipostage
Techniques de gestion administrative, maîtrise de SAGE
Eléments de base du droit du travail
Savoir Faire :
Méthodes de classement
Utilisation outils bureautique, maîtrise du pack Office dont maîtrise d'EXCEL, réalisation de publipostage
Animation d'équipe
Anticipation
Organisation
Qualités :
Autonome, Polyvalence, Excellent relationnel, force de proposition, rendre compte,
Bonne Gestion du temps
Type d'emploi : Temps partiel, CDI
Rémunération : à définir
Nombre d'heures : 18.75 par semaine
Avantages :
-RTT
Horaires : à définir
-Du lundi au vendredi en présentiel