Secrétaire

JOBDATING le 12 septembre après-midi sur les Village des métiers - Place BELLECOUR (https://bit.ly/3Z3TEoG )
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Munissez vous de CV, le Jour J
Vos missions :

Sous l'autorité du Responsable du Pôle Affaires Publiques, vous êtes chargé-e d'assurer l'accueil des demandeurs de prestations relatives à l'Etat Civil, aux Affaires Publiques mais aussi sur le Scolaire et le Périscolaire en qualité de référent-e sur cette dernière thématique. Interlocuteur-trice des usagers, vous représentez l'image de la collectivité et répondez à l'attente des usagers conformément au cadre réglementaire.

Accueil des usagers :

- Accueillir, informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives aux prestations
- Recevoir, filtrer et transmettre les demandes
- Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler en cas de conflit
- S'adapter aux nouvelles relations avec les usagers (internet) avec un développement de l'écrit dématérialisé et de l'immédiateté

Traitement des dossiers administratifs relevant de l'Etat Civil :

- Recevoir, renseigner et orienter les usagers en mairie, par internet ou par téléphone
- Délivrance de prestations d'Etat-Civil à destination des usagers des mairies d'arrondissement (naissance, mariage, décès, changement de prénoms, changement de noms, pacte civil de solidarité, etc.)
- Etablissement des actes d'état-civil, mise à jour des registres (apposition de mentions marginales)
- Gestion administrative des dossiers liés aux domaines des prestations
- Gestion du courrier lié aux prestations
- Gestion dématérialisée des prestations (COMEDEC)
- Relation avec les services de la Ville et les institutions publiques partenaires
- Célébration des mariages avec les élus de la mairie d'arrondissement

Traitement des dossiers administratifs relevant du Scolaire et du Périscolaire :

- Préinscrire les enfants dans les écoles, calculer le quotient familial, procéder aux inscriptions au périscolaire
- Recueillir et traiter les demandes parvenues par internet notamment pour le calcul du quotient familial
- Préparer, en lien avec l'élu en charge et le Responsable du Pôle Affaires Publiques, les commissions scolaires (demandes de dérogations, .)

Traitement des dossiers administratifs relevant des Affaires Publiques :

- Enregistrer les inscriptions sur les listes électorales
- Légaliser des signatures, certifier des copies conformes, délivrer des attestations d'accueil et des attestations pour le recensement citoyen
- Recueillir et traiter les demandes parvenues par internet notamment les inscriptions scolaires, périscolaires et le calcul du quotient familial

Profil recherché
Diplôme de niveau 3 (CAP, BEP) ou expérience professionnelle de 6 mois à 2 ans.

Connaissances :

- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
- Connaissance de l'environnement du 6ème arrondissement et de la Ville de Lyon
- Connaissances des méthodes d'accueil physique et téléphonique
- Logiciels bureautiques (pack office) et Progiciels spécialisés (Selligent, GGCOS, e-Sirius)

Savoir-faire :

- Techniques d'expression orale et écrite
- Adapter son mode relationnel au public concerné et gérer les éventuels conflits
- Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
- Assurer un suivi rigoureux des demandes et des réponses apportées

Savoir-être :

- Qualités relationnelles
- Esprit d'équipe
- Discrétion professionnelle
- Dynamisme et rigueur

Information(s) complémentaire(s)
- horaires hebdomadaires : 38 h
- Travail un samedi sur deux de 09h30 à 12h00, donnant lieu à récupération ; Présence exceptionnellement le samedi après-midi pour la célébration des mariages, donnant lieu à récupération ou heures supplémentaires (1 par an environ).