Secrétaire

Secrétariat :
- Accueil physique
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
- Filtrage des appels téléphoniques
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas
- Organisation de réunions diverses
- Traitement et suivi des courriers, dossiers et documents
- Prise de notes, réalisation et mise en forme de documents divers (courriers, comptes rendus, notes, ...)
- Traitement et diffusion des informations écrites et orales
- Optimisation du classement et de l'archivage

Gestion administrative :
- Stagiaires paramédicaux :
o Recensement des potentiels de stage IDE et AS pour IFSI / IFAS de Pamiers et Saint-Gaudens
o Traitement des demandes de stage
o Gestion des conventions de stage
o Planification des stagiaires dans un tableau de suivi
o Création des stagiaires sur le logiciel d'ouverture des droits informatiques Hpliance

- Instances Comité Social d'Etablissement (CSE) / Commission des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-Techniques (CSIRMT) / Commission des Usagers (CDU) :
o Organisation de la réunion de préparation de l'ordre du jour
o Convocation des membres participant aux instances
o Formalisation et envoi de l'ordre du jour et des documents aux membres
o Préparation des dossiers
o Prise de notes en séance
o Réalisation des comptes rendus
o Diffusion des procès-verbaux
o Suivi des dossiers

- Appels à mobilité interne :
o Rédaction d'une note d'information interne
o Mise en forme de la fiche de poste
o Intégration de la fiche de poste dans la base de données qualité Qualnet
o Diffusion de la note d'information et de la fiche de poste
o Suivi des candidatures
o Réponse aux différents candidats
o Mise à jour du registre

- Recrutements et candidatures :
o Réalisation des annonces de recrutement
o Publication des offres d'emploi (Pôle Emploi, FHF et Site Internet)
o Centralisation des candidatures dans la CVthèque
o Convocation aux entretiens de recrutement
o Formalisation des propositions de recrutement
o Réponse aux différents candidats

- Plaintes et contentieux usagers :
o Plaintes :
Création du dossier informatique et papier
Mise à jour de la fiche récapitulative de la plainte
Mise à jour du registre annuel des plaintes
Réalisation d'un courrier d'accusé de réception au plaignant
Réalisation d'un courrier/courriel de demande d'enquête auprès du/des professionnel(s) concerné(s)
Transmission du projet de réponse aux représentants des usagers pour avis
Mise en forme et envoi du courrier de réponse au plaignant
o Contentieux :
Demande des dossiers médicaux au DIM
Demande de rapports circonstanciés au(x) professionnel(s) concerné(s)
Envoi des dossiers médicaux et des rapports circonstanciés à l'assureur afin qu'il puisse saisir un avocat pour représenter la défense du CHAC dans les délais impartis
Envoi de ces mêmes éléments aux experts de la partie adverse dans les délais impartis
Echanges avec les gestionnaires de Relyens sur leur plateforme en ligne pour le suivi du dossier et la transmission d'éléments de réponse
supplémentaires dans les délais impartis

- Noël des enfants du personnel :
o Réalisation des requêtes nécessaires sous BO pour l'établissement de la liste des enfants du personnel
o Création et actualisation de la liste pour les fournisseurs
o Réalisation et diffusion d'une note d'information
o Création des chèques cadeaux
o Réalisation d'un publipostage étiquettes et transmission des chèques cadeaux aux agents

- Mouvements de grève du personnel non médical :
o Préparation des documents de grève (courrier et tableau d'assignation)
o Diffusion des documents par mail à l'ensemble des cadres
o Recensement des agents grévistes pour transmission à la paie

- Evaluations des professionnels :
o Vérification des visas des fiches d'évaluation réceptionnées
o Classement des comptes rendus d'entretien professionnel dans le dossier agent

- Concours :
o Publication des concours sur le site internet de l'ARS et de l'établissement,
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