informations générales
Missions principales
En qualité de Secrétaire d'Accueil, vous serez la première interlocutrice des visiteurs et interlocuteurs de la Grande Mosquée de Lyon. Vos missions incluent, mais ne se limitent pas à :
1. Accueil et gestion des appels
Assurer un accueil physique et téléphonique chaleureux et professionnel.
Orienter les visiteurs et les correspondants vers les services ou personnes compétents.
Gérer les prises de rendez-vous pour les imams et autres membres du personnel.
2. Gestion des dossiers administratifs
Suivre et mettre à jour les dossiers transmis par les imams (administratif, logistique, etc.).
Gérer le dossier des formations à l'Islam, en collaboration avec les responsables religieux.
Prendre en charge le suivi du dossier assurance décès des fidèles inscrits, y compris les relations avec la compagnie d'assurance.
Établir et maintenir les relations avec les compagnies de pompes funèbres en tant que référent principal.
Suivre les prélèvements bancaires liés aux cotisations et effectuer les relances pour les paiements en retard.
3. Organisation des visites de groupes
Planifier et coordonner les visites de groupes à la Grande Mosquée de Lyon (groupes scolaires, associations, etc.).
Préparer les supports d'information et accueillir les visiteurs.
Assurer un retour d'information post-visite pour améliorer l'expérience des groupes.
4. Coordination avec la commission sociale
Organiser, en lien avec les responsables de la commission sociale, les permanences destinées aux demandeurs d'aide.
Suivre les dossiers de demandes d'aides et assurer leur mise à jour régulière.
5. Support administratif général
Assister la direction et les responsables dans la gestion de divers dossiers.
Archiver et classer les documents administratifs de manière efficace et structurée.
Participer à la rédaction et à l'envoi de courriers officiels.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireEn qualité de Secrétaire d'Accueil, vous serez la première interlocutrice des visiteurs et interlocuteurs de la Grande Mosquée de Lyon. Vos missions incluent, mais ne se limitent pas à :
1. Accueil et gestion des appels
Assurer un accueil physique et téléphonique chaleureux et professionnel.
Orienter les visiteurs et les correspondants vers les services ou personnes compétents.
Gérer les prises de rendez-vous pour les imams et autres membres du personnel.
2. Gestion des dossiers administratifs
Suivre et mettre à jour les dossiers transmis par les imams (administratif, logistique, etc.).
Gérer le dossier des formations à l'Islam, en collaboration avec les responsables religieux.
Prendre en charge le suivi du dossier assurance décès des fidèles inscrits, y compris les relations avec la compagnie d'assurance.
Établir et maintenir les relations avec les compagnies de pompes funèbres en tant que référent principal.
Suivre les prélèvements bancaires liés aux cotisations et effectuer les relances pour les paiements en retard.
3. Organisation des visites de groupes
Planifier et coordonner les visites de groupes à la Grande Mosquée de Lyon (groupes scolaires, associations, etc.).
Préparer les supports d'information et accueillir les visiteurs.
Assurer un retour d'information post-visite pour améliorer l'expérience des groupes.
4. Coordination avec la commission sociale
Organiser, en lien avec les responsables de la commission sociale, les permanences destinées aux demandeurs d'aide.
Suivre les dossiers de demandes d'aides et assurer leur mise à jour régulière.
5. Support administratif général
Assister la direction et les responsables dans la gestion de divers dossiers.
Archiver et classer les documents administratifs de manière efficace et structurée.
Participer à la rédaction et à l'envoi de courriers officiels.
