informations générales
Baie-Mahault
Informations générales
Titre du poste : Assistant(e) Polyvalent(e)
Description du poste :
L'assistant(e) polyvalent(e) est chargé(e) de diverses tâches administratives et de soutien, visant à assurer le bon fonctionnement de l'entreprise. Il/Elle joue un rôle crucial dans la gestion quotidienne des opérations et sert de lien entre les différentes équipes et la direction.
Responsabilités :
Administration Générale
- Gestion de l'agenda : Planification et organisation des rendez-vous, réunions et événements.
- Traitement du courrier : Réception, tri et distribution du courrier et des emails.
- Accueil des visiteurs : Réception et orientation des visiteurs.
- Gestion des appels téléphoniques : Filtrage des appels et prise de messages.
- Tenue des dossiers : Classement et archivage des documents.
Gestion Comptable et Financière
- Facturation : Émission et suivi des factures.
- Comptabilité : Saisie des écritures comptables, suivi des paiements et des relances.
- Gestion des notes de frais : Collecte et vérification des justificatifs de dépenses.
Ressources Humaines
- Gestion des dossiers du personnel : Mise à jour des dossiers et suivi administratif.
- Préparation de la paie : Collecte des éléments variables de paie.
- Organisation des formations : Planification et suivi des actions de formation.
Communication et Marketing
- Mise à jour du site web : Publication de contenus et gestion des mises à jour.
- Réseaux sociaux : Gestion et animation des comptes de l'entreprise.
- Rédaction de documents : Création de supports de communication interne et externe.
Logistique et Gestion des Stocks
- Gestion des fournitures de bureau : Commande et gestion des stocks de fournitures.
- Organisation des déplacements : Réservation des transports et des hébergements.
- Coordination des événements : Organisation logistique des événements internes et externes.
- Gestion du stock : Suivi des niveaux de stock, réapprovisionnement et inventaire.
- Appels d'offre : Rédaction, publication et suivi des appels d'offres pour les achats de biens et services.
Support aux équipes
- Assistance aux projets : Participation et suivi des projets en cours.
- Préparation des réunions : Préparation des documents et comptes rendus de réunions.
- Support informatique de base : Assistance de premier niveau pour les problèmes informatiques courants.
Retours d'information à la Direction
- Rapports réguliers : Préparation et présentation de rapports sur les activités en cours.
- Analyses et recommandations : Fournir des analyses et des recommandations basées sur les observations et les retours d'expérience.
- Synthèse des retours d'équipe : Collecte et transmission des retours d'information des différentes équipes à la direction.
Autres tâches
- Recherche et veille : Effectuer des recherches et assurer une veille documentaire.
- Gestion des relations fournisseurs : Suivi et négociation avec les fournisseurs.
- Support divers : Accomplir toute autre tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise.
Compétences et Qualifications
- Formation : Diplôme en administration des affaires, gestion, secrétariat ou équivalent.
- Expérience : Minimum de 2 ans d'expérience dans un poste similaire.
- Compétences Informatiques : Excellente maîtrise de Microsoft Office, expérience avec les CRM et ERP.
- Compétences Organisationnelles : Excellente capacité d'organisation, de gestion du temps et de priorisation des tâches.
- Compétences Interpersonnelles : Excellentes compétences en communication, capacité à travailler en équipe, discrétion et professionnalisme.
Conditions de Travail
- Environnement de Bureau : Travail principalement en intérieur, utilisation régulière d'ordinateurs et d'autres équipements de bureau.
- Voyages : Occasionnels, principalement pour l'organisation d'événements ou des réunions externes.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireTitre du poste : Assistant(e) Polyvalent(e)
Description du poste :
L'assistant(e) polyvalent(e) est chargé(e) de diverses tâches administratives et de soutien, visant à assurer le bon fonctionnement de l'entreprise. Il/Elle joue un rôle crucial dans la gestion quotidienne des opérations et sert de lien entre les différentes équipes et la direction.
Responsabilités :
Administration Générale
- Gestion de l'agenda : Planification et organisation des rendez-vous, réunions et événements.
- Traitement du courrier : Réception, tri et distribution du courrier et des emails.
- Accueil des visiteurs : Réception et orientation des visiteurs.
- Gestion des appels téléphoniques : Filtrage des appels et prise de messages.
- Tenue des dossiers : Classement et archivage des documents.
Gestion Comptable et Financière
- Facturation : Émission et suivi des factures.
- Comptabilité : Saisie des écritures comptables, suivi des paiements et des relances.
- Gestion des notes de frais : Collecte et vérification des justificatifs de dépenses.
Ressources Humaines
- Gestion des dossiers du personnel : Mise à jour des dossiers et suivi administratif.
- Préparation de la paie : Collecte des éléments variables de paie.
- Organisation des formations : Planification et suivi des actions de formation.
Communication et Marketing
- Mise à jour du site web : Publication de contenus et gestion des mises à jour.
- Réseaux sociaux : Gestion et animation des comptes de l'entreprise.
- Rédaction de documents : Création de supports de communication interne et externe.
Logistique et Gestion des Stocks
- Gestion des fournitures de bureau : Commande et gestion des stocks de fournitures.
- Organisation des déplacements : Réservation des transports et des hébergements.
- Coordination des événements : Organisation logistique des événements internes et externes.
- Gestion du stock : Suivi des niveaux de stock, réapprovisionnement et inventaire.
- Appels d'offre : Rédaction, publication et suivi des appels d'offres pour les achats de biens et services.
Support aux équipes
- Assistance aux projets : Participation et suivi des projets en cours.
- Préparation des réunions : Préparation des documents et comptes rendus de réunions.
- Support informatique de base : Assistance de premier niveau pour les problèmes informatiques courants.
Retours d'information à la Direction
- Rapports réguliers : Préparation et présentation de rapports sur les activités en cours.
- Analyses et recommandations : Fournir des analyses et des recommandations basées sur les observations et les retours d'expérience.
- Synthèse des retours d'équipe : Collecte et transmission des retours d'information des différentes équipes à la direction.
Autres tâches
- Recherche et veille : Effectuer des recherches et assurer une veille documentaire.
- Gestion des relations fournisseurs : Suivi et négociation avec les fournisseurs.
- Support divers : Accomplir toute autre tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise.
Compétences et Qualifications
- Formation : Diplôme en administration des affaires, gestion, secrétariat ou équivalent.
- Expérience : Minimum de 2 ans d'expérience dans un poste similaire.
- Compétences Informatiques : Excellente maîtrise de Microsoft Office, expérience avec les CRM et ERP.
- Compétences Organisationnelles : Excellente capacité d'organisation, de gestion du temps et de priorisation des tâches.
- Compétences Interpersonnelles : Excellentes compétences en communication, capacité à travailler en équipe, discrétion et professionnalisme.
Conditions de Travail
- Environnement de Bureau : Travail principalement en intérieur, utilisation régulière d'ordinateurs et d'autres équipements de bureau.
- Voyages : Occasionnels, principalement pour l'organisation d'événements ou des réunions externes.
