informations générales
Bourget-du-Lac
La mairie recherche pour son pôle ressources, un.e Responsable du service affaires générales à temps complet. Poste de catégorie B à pourvoir immédiatement.
Les missions du poste :
Piloter, coordonner et animer le service des affaires générales :
Encadrer deux agents de catégorie C - chargés de l'accueil, de l'état civil et des titres sécurisés.
Organiser l'accueil téléphonique et physique des administrés et assurer le renseignement de ces derniers.
Superviser les activités en lien avec l'état civil (mariages, PACS, naissance, décès, .), le cimetière, les titres sécurisés et les diverses démarches des administrés (inscriptions scolaires, recensement militaire, .) réalisées auprès de l'accueil de la mairie
Assurer le secrétariat du Maire et du DGS
Réaliser la gestion du courrier entrant et sortant, des courriels reçus sur l'adresse principale de la mairie et recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Réaliser et mettre en forme divers travaux de bureautique
Organiser et planifier diverses réunions et suivre l'agenda du Maire
Assister le DGS dans l'élaboration et la préparation de différents dossiers
Elaborer et suivre l'exécution du budget du service
Assurer les fonctions de secrétariat général :
Conseils municipaux / décisions du Maire / arrêtés municipaux / délibérations
Piloter l'organisation du Conseil Municipal (proposition de rétro planning, envoi des convocations, veiller au respect des délais, .)
Effectuer la rédaction et la finalisation des délibérations, l'envoi au contrôle de légalité, la diffusion aux services, le suivi de leur exécution et leur affichage
Rédaction des actes (arrêtés, décisions, conventions), transmission au contrôle de légalité le cas échéant et diffusion aux services
Elections
Gérer la liste électorale (inscriptions, radiations)
Préparer et suivre les réunions de la commission de contrôle
Gérer l'affichage électoral
Assurer la préparation matérielle des scrutins et contrôler l'agencement matériel des bureaux de vote
Participer aux scrutins
Recensement de la population
Assurer les fonctions de coordonnateur communal dans le cadre des campagnes de recensement général de la population
Archives
Organiser, en lien avec le service archives du CDG73 et les archives départementales, la gestion des
archives communales ; gestion du local et accompagnement des services dans le versement de leurs fonds
Profil du poste :
Savoirs :
Parfaite connaissance de l'environnement territorial, de l'organisation et des activités des services, ainsi que des circuits de transmission
Parfaite connaissance de la réglementation dans le domaine de l'état civil et des élections
Maîtrise des procédures attachées au fonctionnement de l'organe exécutif et de l'organe délibérant d'une collectivité territoriale
Connaissance de l'organisation et des activités des services et des circuits de transmission
Maîtrise de la prise de notes, de la synthèse et de la rédaction administrative
Maîtrise de la syntaxe et de l'orthographe
Utilisation courante de l'outil informatique mis à disposition
Organisation d'un agenda ou d'un planning et respect des échéances
Savoir-être :
S'exprimer clairement et adapter son langage à ses interlocuteurs
Travailler en équipe
Savoir gérer les priorités
Savoir rechercher l'information
Rendre compte à la hiérarchie
Être autonome et organisé
Être rigoureux
Être doté d'une capacité d'analyse et de synthèse
Respecter le devoir de réserve et sens du service public
Faire preuve de disponibilité et d'adaptabilité
Les conditions de rémunération et avantages sociaux :
- rémunération statutaire selon le grade et l'échelon
- 13ème mois
- participation employeur sur la prévoyance
- adhésion au CNAS
- Forfait Mobilités Durables
- CDD 3mois, possibilité de renouvellement
Les contraintes du poste : Réunions en soirée (conseil municipal, notamment) et travail le week-end (élections)
Pour postuler, merci de faire parvenir CV + Lettre de motivation
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLes missions du poste :
Piloter, coordonner et animer le service des affaires générales :
Encadrer deux agents de catégorie C - chargés de l'accueil, de l'état civil et des titres sécurisés.
Organiser l'accueil téléphonique et physique des administrés et assurer le renseignement de ces derniers.
Superviser les activités en lien avec l'état civil (mariages, PACS, naissance, décès, .), le cimetière, les titres sécurisés et les diverses démarches des administrés (inscriptions scolaires, recensement militaire, .) réalisées auprès de l'accueil de la mairie
Assurer le secrétariat du Maire et du DGS
Réaliser la gestion du courrier entrant et sortant, des courriels reçus sur l'adresse principale de la mairie et recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Réaliser et mettre en forme divers travaux de bureautique
Organiser et planifier diverses réunions et suivre l'agenda du Maire
Assister le DGS dans l'élaboration et la préparation de différents dossiers
Elaborer et suivre l'exécution du budget du service
Assurer les fonctions de secrétariat général :
Conseils municipaux / décisions du Maire / arrêtés municipaux / délibérations
Piloter l'organisation du Conseil Municipal (proposition de rétro planning, envoi des convocations, veiller au respect des délais, .)
Effectuer la rédaction et la finalisation des délibérations, l'envoi au contrôle de légalité, la diffusion aux services, le suivi de leur exécution et leur affichage
Rédaction des actes (arrêtés, décisions, conventions), transmission au contrôle de légalité le cas échéant et diffusion aux services
Elections
Gérer la liste électorale (inscriptions, radiations)
Préparer et suivre les réunions de la commission de contrôle
Gérer l'affichage électoral
Assurer la préparation matérielle des scrutins et contrôler l'agencement matériel des bureaux de vote
Participer aux scrutins
Recensement de la population
Assurer les fonctions de coordonnateur communal dans le cadre des campagnes de recensement général de la population
Archives
Organiser, en lien avec le service archives du CDG73 et les archives départementales, la gestion des
archives communales ; gestion du local et accompagnement des services dans le versement de leurs fonds
Profil du poste :
Savoirs :
Parfaite connaissance de l'environnement territorial, de l'organisation et des activités des services, ainsi que des circuits de transmission
Parfaite connaissance de la réglementation dans le domaine de l'état civil et des élections
Maîtrise des procédures attachées au fonctionnement de l'organe exécutif et de l'organe délibérant d'une collectivité territoriale
Connaissance de l'organisation et des activités des services et des circuits de transmission
Maîtrise de la prise de notes, de la synthèse et de la rédaction administrative
Maîtrise de la syntaxe et de l'orthographe
Utilisation courante de l'outil informatique mis à disposition
Organisation d'un agenda ou d'un planning et respect des échéances
Savoir-être :
S'exprimer clairement et adapter son langage à ses interlocuteurs
Travailler en équipe
Savoir gérer les priorités
Savoir rechercher l'information
Rendre compte à la hiérarchie
Être autonome et organisé
Être rigoureux
Être doté d'une capacité d'analyse et de synthèse
Respecter le devoir de réserve et sens du service public
Faire preuve de disponibilité et d'adaptabilité
Les conditions de rémunération et avantages sociaux :
- rémunération statutaire selon le grade et l'échelon
- 13ème mois
- participation employeur sur la prévoyance
- adhésion au CNAS
- Forfait Mobilités Durables
- CDD 3mois, possibilité de renouvellement
Les contraintes du poste : Réunions en soirée (conseil municipal, notamment) et travail le week-end (élections)
Pour postuler, merci de faire parvenir CV + Lettre de motivation
