informations générales
Gimont
Poste à pourvoir au 15/052025.
MISSION :
Assurer le secrétariat de direction et le secrétariat des ressources humaines en collaboration avec l'équipe de direction et le service RH.
Partie secrétariat RH :
Recrutement - Gérer les agendas des recruteurs. Contacter les candidats et préparer les documents administratifs de l'entretien. Tenir à jour la CV-théque. Publier les offres d'emploi en ligne et tenir à jour le tableau de suivi. Gérer les demandes de stages. Faire un reporting au responsable de service.
Publication des notes internes - Réaliser les mises en forme des notes d'information en interne et les afficher.
Prendre les rendez-vous - Fixer des rendez-vous pour les agents au sein de l'hôpital.
Partie secrétariat de direction :
Gérer les agendas de l'équipe de direction
Rédiger les documents des instances - Réaliser les invitations officielles, l'ordre du jour, rédiger le compte rendu : CSE, F3SCT, CODIR, CME, commission des soins. Préparer les salles de réunion. Tenir le registre des délibérations des instances pour le conseil de surveillance et les avis pour la CME.
Gérer le courrier postal - Réaliser la réception, l'enregistrement, la distribution, les envois en articulations avec les autres services.
Gérer la boîte mail du secrétariat
Assurer l'accueil téléphonique - Renseigner les appelants, orienter les appels vers le bon interlocuteur, prendre les messages et rappeler pour informer si nécessaire.
Activités informatiques et papier. Mettre en forme les courriers de la direction. Réaliser les photocopies et les reliures. Centraliser les enquêtes administratives et les parapheurs.
Archiver les dossiers
Préparer les astreintes administratives - Tenir à jour le planning des astreintes, préparer la mallette des astreintes avec les documents à jour.
Assurer la suppléance des secrétariats lors des absences de la collègue secrétaire de Lombez ou Gimont.
Liste non exhaustive pouvant évoluer en fonction des besoins du service.
Prérequis pour le poste :
Savoir être réactif / réactive
Faire preuve d'adaptabilité et d'esprit de synthèse
Avoir des capacités de rédaction et connaître les règles d'orthographes
Maitriser la gestion de planning
Être à l'aise avec l'outil informatique - Pack Office - Outlook
Être autonome pour la frappe à l'ordinateur
ü Reprise d'ancienneté et prime SEGUR
ü Grille Fonction Publique Hospitalière
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Assurer le secrétariat de direction et le secrétariat des ressources humaines en collaboration avec l'équipe de direction et le service RH.
Partie secrétariat RH :
Recrutement - Gérer les agendas des recruteurs. Contacter les candidats et préparer les documents administratifs de l'entretien. Tenir à jour la CV-théque. Publier les offres d'emploi en ligne et tenir à jour le tableau de suivi. Gérer les demandes de stages. Faire un reporting au responsable de service.
Publication des notes internes - Réaliser les mises en forme des notes d'information en interne et les afficher.
Prendre les rendez-vous - Fixer des rendez-vous pour les agents au sein de l'hôpital.
Partie secrétariat de direction :
Gérer les agendas de l'équipe de direction
Rédiger les documents des instances - Réaliser les invitations officielles, l'ordre du jour, rédiger le compte rendu : CSE, F3SCT, CODIR, CME, commission des soins. Préparer les salles de réunion. Tenir le registre des délibérations des instances pour le conseil de surveillance et les avis pour la CME.
Gérer le courrier postal - Réaliser la réception, l'enregistrement, la distribution, les envois en articulations avec les autres services.
Gérer la boîte mail du secrétariat
Assurer l'accueil téléphonique - Renseigner les appelants, orienter les appels vers le bon interlocuteur, prendre les messages et rappeler pour informer si nécessaire.
Activités informatiques et papier. Mettre en forme les courriers de la direction. Réaliser les photocopies et les reliures. Centraliser les enquêtes administratives et les parapheurs.
Archiver les dossiers
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Assurer la suppléance des secrétariats lors des absences de la collègue secrétaire de Lombez ou Gimont.
Liste non exhaustive pouvant évoluer en fonction des besoins du service.
Prérequis pour le poste :
Savoir être réactif / réactive
Faire preuve d'adaptabilité et d'esprit de synthèse
Avoir des capacités de rédaction et connaître les règles d'orthographes
Maitriser la gestion de planning
Être à l'aise avec l'outil informatique - Pack Office - Outlook
Être autonome pour la frappe à l'ordinateur
ü Reprise d'ancienneté et prime SEGUR
ü Grille Fonction Publique Hospitalière
