informations générales
Dzaoudzi
Mission principales
Le ou la secrétaire de direction et travaux accompagne la direction générale et opérationnelle dans ses fonctions stratégiques et assure le soutien administratif et organisationnel des dossiers techniques, notamment en lien avec les marchés publics et les chantiers.
Secrétariat de direction
Gestion complète de la messagerie électronique (réception, tri, réponse, suivi)
Rédaction, mise en forme et diffusion de documents professionnels : courriers, comptes rendus, rapports, présentations, notes internes
Gestion des agendas : prise de rendez-vous, coordination des plannings, rappels des échéances importantes
Traitement des appels téléphoniques et gestion de la correspondance avec les clients, partenaires et fournisseurs
Classement, archivage (papier et numérique) et gestion documentaire
Relais d'information entre la direction et les équipes internes (transmission de directives, traitement des demandes administratives, centralisation des retours)
Accueil et orientation des visiteurs, clients et prestataires
Organisation de réunions, séminaires ou événements internes (logistique, convocations, supports)
Appui aux activités travaux et marchés publics
Veille active des appels d'offres publics et privés via les plateformes spécialisées
Lecture et analyse des pièces des marchés (RC, CCTP, CCAP.) pour identifier les exigences administratives et techniques
Préparation des candidatures aux appels d'offres en binôme : collecte des pièces, rédaction de documents (DC1, DC2, attestations, planning.)
Suivi des marchés : mise à jour des tableaux de bord, suivi des échéances contractuelles
Archivage des contrats signés et des pièces contractuelles (avenants, décisions, ordres de service, notifications.)
Veille à la conformité réglementaire des documents transmis aux autorités ou maîtres d'ouvrage
NB : Cette liste de missions n'est ni exhaustive ni limitative.
Conditions d'exercice
Travail en équipe à horaires réguliers définis par le contrat de travail
Travail en intérieur au siège, établissement principal et déplacement occasionnel sur les établissements partenaires
Collaboration étroite avec la direction, l'équipe administrative et l'équipe travaux .
.
Expérience
Minimum 1 à 2 ans sur un poste similaire ou dans d'une PME/TPE.
Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), plateformes d'appels d'offres, logiciels de gestion de projets.
Capacités organisationnelles : Gestion des priorités, respect des délais, anticipation des besoins.
Rigueur et méthodologie : Conformité juridique, gestion documentaire, précision dans la communication écrite.
Excellente communication : aisance relationnelle, capacité à coordonner différents interlocuteurs.
Veille proactive : Identifier les opportunités et risques dans les marchés publics.Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), plateformes d'appels d'offres, logiciels de gestion de projets.
Capacités organisationnelles : Gestion des priorités, respect des délais, anticipation des besoins.
Aptitudes personnelles requises
Sens de la confidentialité, professionnalisme et autonomie
Excellente communication et aisance relationnelle
Réactivité, résistance au stress, esprit d'initiative
Esprit d'équipe, loyauté, dynamisme, et sens de l'engagement
Sens du service et de la coordination interservices
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLe ou la secrétaire de direction et travaux accompagne la direction générale et opérationnelle dans ses fonctions stratégiques et assure le soutien administratif et organisationnel des dossiers techniques, notamment en lien avec les marchés publics et les chantiers.
Secrétariat de direction
Gestion complète de la messagerie électronique (réception, tri, réponse, suivi)
Rédaction, mise en forme et diffusion de documents professionnels : courriers, comptes rendus, rapports, présentations, notes internes
Gestion des agendas : prise de rendez-vous, coordination des plannings, rappels des échéances importantes
Traitement des appels téléphoniques et gestion de la correspondance avec les clients, partenaires et fournisseurs
Classement, archivage (papier et numérique) et gestion documentaire
Relais d'information entre la direction et les équipes internes (transmission de directives, traitement des demandes administratives, centralisation des retours)
Accueil et orientation des visiteurs, clients et prestataires
Organisation de réunions, séminaires ou événements internes (logistique, convocations, supports)
Appui aux activités travaux et marchés publics
Veille active des appels d'offres publics et privés via les plateformes spécialisées
Lecture et analyse des pièces des marchés (RC, CCTP, CCAP.) pour identifier les exigences administratives et techniques
Préparation des candidatures aux appels d'offres en binôme : collecte des pièces, rédaction de documents (DC1, DC2, attestations, planning.)
Suivi des marchés : mise à jour des tableaux de bord, suivi des échéances contractuelles
Archivage des contrats signés et des pièces contractuelles (avenants, décisions, ordres de service, notifications.)
Veille à la conformité réglementaire des documents transmis aux autorités ou maîtres d'ouvrage
NB : Cette liste de missions n'est ni exhaustive ni limitative.
Conditions d'exercice
Travail en équipe à horaires réguliers définis par le contrat de travail
Travail en intérieur au siège, établissement principal et déplacement occasionnel sur les établissements partenaires
Collaboration étroite avec la direction, l'équipe administrative et l'équipe travaux .
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Expérience
Minimum 1 à 2 ans sur un poste similaire ou dans d'une PME/TPE.
Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), plateformes d'appels d'offres, logiciels de gestion de projets.
Capacités organisationnelles : Gestion des priorités, respect des délais, anticipation des besoins.
Rigueur et méthodologie : Conformité juridique, gestion documentaire, précision dans la communication écrite.
Excellente communication : aisance relationnelle, capacité à coordonner différents interlocuteurs.
Veille proactive : Identifier les opportunités et risques dans les marchés publics.Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), plateformes d'appels d'offres, logiciels de gestion de projets.
Capacités organisationnelles : Gestion des priorités, respect des délais, anticipation des besoins.
Aptitudes personnelles requises
Sens de la confidentialité, professionnalisme et autonomie
Excellente communication et aisance relationnelle
Réactivité, résistance au stress, esprit d'initiative
Esprit d'équipe, loyauté, dynamisme, et sens de l'engagement
Sens du service et de la coordination interservices
