informations générales
Loiret
Mission
Au sein du Cabinet de la Présidence de l'université d'Orléans, la/le secrétaire de direction assure, sous la responsabilité du / de la chef/fe de cabinet, une partie du secrétariat de la structure et gère, sous la supervision de l'assistant/e du Président, les aspects évènementiels en lien avec les assistants/es du Cabinet, la Direction de la communication et le Service logistique.
Activités principales
Secrétariat du cabinet (en lien direct avec le / la Chef/fe de cabinet)
Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;
Réaliser la vérification des parapheurs signés avant le retour dans les services ;
Gérer l'agenda partagé des Conseils et Instances de l'Université ;
Rédiger des courriels pour envoi en lien avec le / la Chef/fe de cabinet ;
Sélectionner et diffuser de l'information en interne ;
Retranscrire des informations orales à l'écrit ;
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser ;
Classer et archiver des documents ;
Être le référent archives du cabinet et participer aux réunions du réseau des archivistes de l'Université. Procéder à l'archivage des pièces administratives ;
Être le correspondant DUERP de la Présidence au Château et gérer l'évolution de son contenu ;
Apporter un soutien administratif et logistique aux collègues du Cabinet et à l'équipe de gouvernance ;
Suppléer les activités des autres assistantes du cabinet en cas d'absence (courriels, agendas, courriers, .) ;
Gérer les réservations des salons du Château ;
Vérifier et assurer la bonne configuration des salons avant des réunions/manifestations internes ou externes ;
Assurer la gestion des stocks (papeterie, fournitures.) ;
Assurer le budget dédié à l'activité ;
Mettre à jour la signalétique (étiquettes des bureaux, consignes, notes diverses, .).
Partie événementielle (en lien direct avec l'assistant/e du Président) :
Réaliser les activités liées à l'organisation des événements (invitation des participants et suivi des réponses, demande de devis, préparation et gestion des commandes, gestion des stocks, .) ;
Solliciter des devis selon le type de manifestations (traiteur, fleurs, .) ;
Tenir à jour un listing des personnalités institutionnelles ainsi que des fournisseurs / prestataires ;
Faire le lien avec la Direction de la communication et le service logistique pour caler les différentes activités à accomplir lors d'un événement.
CONTRAINTES PARTICULIÈRES : Plage horaire d'ouverture du cabinet (présence à répartir entre les 3 assistantes). Disponibilité en lien avec les exigences des calendriers et les situations d'urgence ou de surcharge de travail ponctuelles.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAu sein du Cabinet de la Présidence de l'université d'Orléans, la/le secrétaire de direction assure, sous la responsabilité du / de la chef/fe de cabinet, une partie du secrétariat de la structure et gère, sous la supervision de l'assistant/e du Président, les aspects évènementiels en lien avec les assistants/es du Cabinet, la Direction de la communication et le Service logistique.
Activités principales
Secrétariat du cabinet (en lien direct avec le / la Chef/fe de cabinet)
Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;
Réaliser la vérification des parapheurs signés avant le retour dans les services ;
Gérer l'agenda partagé des Conseils et Instances de l'Université ;
Rédiger des courriels pour envoi en lien avec le / la Chef/fe de cabinet ;
Sélectionner et diffuser de l'information en interne ;
Retranscrire des informations orales à l'écrit ;
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser ;
Classer et archiver des documents ;
Être le référent archives du cabinet et participer aux réunions du réseau des archivistes de l'Université. Procéder à l'archivage des pièces administratives ;
Être le correspondant DUERP de la Présidence au Château et gérer l'évolution de son contenu ;
Apporter un soutien administratif et logistique aux collègues du Cabinet et à l'équipe de gouvernance ;
Suppléer les activités des autres assistantes du cabinet en cas d'absence (courriels, agendas, courriers, .) ;
Gérer les réservations des salons du Château ;
Vérifier et assurer la bonne configuration des salons avant des réunions/manifestations internes ou externes ;
Assurer la gestion des stocks (papeterie, fournitures.) ;
Assurer le budget dédié à l'activité ;
Mettre à jour la signalétique (étiquettes des bureaux, consignes, notes diverses, .).
Partie événementielle (en lien direct avec l'assistant/e du Président) :
Réaliser les activités liées à l'organisation des événements (invitation des participants et suivi des réponses, demande de devis, préparation et gestion des commandes, gestion des stocks, .) ;
Solliciter des devis selon le type de manifestations (traiteur, fleurs, .) ;
Tenir à jour un listing des personnalités institutionnelles ainsi que des fournisseurs / prestataires ;
Faire le lien avec la Direction de la communication et le service logistique pour caler les différentes activités à accomplir lors d'un événement.
CONTRAINTES PARTICULIÈRES : Plage horaire d'ouverture du cabinet (présence à répartir entre les 3 assistantes). Disponibilité en lien avec les exigences des calendriers et les situations d'urgence ou de surcharge de travail ponctuelles.
