Secrétaire de direction

La Ligue Occitanie de Rugby recherche une personne fiable, organisée, dont l'orthographe est impeccable, de formation supérieure bac+2, bac+3 et justifiant d'une expérience significative sur ce type de poste ou des missions similaires. La connaissance du monde associatif et sportif sera fortement appréciée.

Directement rattaché(e) au Directeur Général, les principales missions du/de la secrétaire de direction seront les suivantes :
- Assurer le lien avec la Direction Générale, avec un souci permanent d'efficacité, de rapidité et de discrétion.
- Préparer et organiser la logistique des réunions institutionnelles : Bureau, Comité Directeur, Assemblée Générale (préparation des dossiers, réservations salles.), y assister et en réaliser les comptes rendus en relation avec le Secrétaire Général et le Directeur Général.
- Gérer le courrier entrant et sortant des Président, Directeur Général, Secrétaire Général.
- Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, procès-verbaux, notes de service.), les reproduire et/ou les scanner, les diffuser et les classer, selon les consignes reçues (contrôle, délais et respect des procédures).
- Gérer les agendas et les emplois du temps du Directeur Général et du Secrétaire Général.
- Planifier les rendez-vous et déplacements, assurer les réservations hôtelières pour le compte de ces derniers.
- Maintenir à jour les bases de données élus/chargés de missions, utilisées au sein de la Ligue, en relation avec le service des systèmes d'information.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail.


Cette liste n'est pas limitative, les missions seront précisées dans la fiche de poste et peuvent être amenées à évoluer.
Compétences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur.).
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, polyvalence.
- Capacité à rendre compte et à formaliser.
- Aisance rédactionnelle et relationnelle.
- Respect des délais et des procédures.
- Discrétion et respect de la confidentialité des dossiers.