informations générales
Labège
Missions :
L'adjoint administratif en DIR secrétaire de direction est sous l'autorité du directeur interrégional adjoint.
Au sein de la direction, il est chargé(e) en binôme du secrétariat de direction pour l'interrégion de la protection judiciaire de la jeunesse Sud du ministère de la Justice (1 direction interrégionale - 6 directions territoriales - 17 services et établissements pour environ 700 agents).
La mission principale est la gestion du secrétariat de la Directrice Interrégionale et de son adjoint.
Secrétariat :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et renseigner les différents interlocuteurs.
- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi.
- Planifier les échéances de la DIR, les congés, les réunions.
- Diffuser et afficher l'information.
- Mettre en page des documents administratifs, les transmettre aux services compétents et les classer.
- Aider à la prise en charge des aspects logistiques de l'équipe de direction.
Activités :
Le secrétaire de direction peut être amené à accomplir les travaux suivants (à titre d'exemples) :
- L'accueil physique et téléphonique, la transmission des messages ;
- La gestion des rendez-vous, des emplois du temps et des déplacements de la direction ;
- La gestion administrative courante (préparation de correspondance, rédaction de documents, mise en forme, envoi, préparation de dossiers, classement.) ;
- Préparation des réunions et réalisation de compte-rendu, de relevés de décision ;
- Le tri, l'enregistrement et la duplication éventuelle de tout le courrier en « arrivée » ;
- L'organisation des moments conviviaux ;
- Le contrôle des réservations des salles de réunion ;
- L'organisation logistique des réunions ;
- Le suivi des plannings des cadres de la direction ;
- Le suivi des emplois du temps du chauffeur de direction ;
- Le planning des congés des directeurs territoriaux.
Profil recherché :
Vous êtes issu d'une formation supérieure en assistanat de direction avec un Bac + 2 minimum ou équivalent et vous justifiez d'une expérience en assistanat de direction.
Vous faites preuve d'excellentes capacités rédactionnelles et êtes très à l'aise avec les outils bureautiques.
Une expérience dans la fonction publique serait un atout.
Vous êtes méthodique, rigoureux, dynamique, doté d'un bon relationnel pour travailler en équipe, et êtes capable de vous adapter à différents interlocuteurs.
Votre sens de l'organisation, votre polyvalence et votre autonomie sont les atouts qui vous permettront la réussite de vos missions.
Vous êtes discret et respectez la confidentialité de vos missions.
Date de recrutement prévu : 15/10/2024 au 31/08/2025
joindre CV et lettre de motivation à votre candidature.
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Au sein de la direction, il est chargé(e) en binôme du secrétariat de direction pour l'interrégion de la protection judiciaire de la jeunesse Sud du ministère de la Justice (1 direction interrégionale - 6 directions territoriales - 17 services et établissements pour environ 700 agents).
La mission principale est la gestion du secrétariat de la Directrice Interrégionale et de son adjoint.
Secrétariat :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et renseigner les différents interlocuteurs.
- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi.
- Planifier les échéances de la DIR, les congés, les réunions.
- Diffuser et afficher l'information.
- Mettre en page des documents administratifs, les transmettre aux services compétents et les classer.
- Aider à la prise en charge des aspects logistiques de l'équipe de direction.
Activités :
Le secrétaire de direction peut être amené à accomplir les travaux suivants (à titre d'exemples) :
- L'accueil physique et téléphonique, la transmission des messages ;
- La gestion des rendez-vous, des emplois du temps et des déplacements de la direction ;
- La gestion administrative courante (préparation de correspondance, rédaction de documents, mise en forme, envoi, préparation de dossiers, classement.) ;
- Préparation des réunions et réalisation de compte-rendu, de relevés de décision ;
- Le tri, l'enregistrement et la duplication éventuelle de tout le courrier en « arrivée » ;
- L'organisation des moments conviviaux ;
- Le contrôle des réservations des salles de réunion ;
- L'organisation logistique des réunions ;
- Le suivi des plannings des cadres de la direction ;
- Le suivi des emplois du temps du chauffeur de direction ;
- Le planning des congés des directeurs territoriaux.
Profil recherché :
Vous êtes issu d'une formation supérieure en assistanat de direction avec un Bac + 2 minimum ou équivalent et vous justifiez d'une expérience en assistanat de direction.
Vous faites preuve d'excellentes capacités rédactionnelles et êtes très à l'aise avec les outils bureautiques.
Une expérience dans la fonction publique serait un atout.
Vous êtes méthodique, rigoureux, dynamique, doté d'un bon relationnel pour travailler en équipe, et êtes capable de vous adapter à différents interlocuteurs.
Votre sens de l'organisation, votre polyvalence et votre autonomie sont les atouts qui vous permettront la réussite de vos missions.
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Date de recrutement prévu : 15/10/2024 au 31/08/2025
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