Secrétaire d'administration scolaire et universitaire -SASU-

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le service de la scolarité de la faculté de Pharmacie assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits à l'UFR Pharmacie.

Placé-e sous la responsabilité du responsable de service, et en collaboration avec la direction de la Graduate School Health & Drug Sciences, l'agent-e assure la gestion administrative et pédagogique des M2.

Missions principales de l'agent-e :

Secrétariat administratif et pédagogique mutualisé « Masters » en collaboration avec les Responsables de parcours de 2ème Année de Master (425 étudiants) :

Accueil physique et téléphonique du public ;
Soutien auprès des responsables de M2 durant la campagne de recrutement des étudiants en M2 (organisation jurys/tests, convocations des candidats, envoi des réponses.), et suivi des candidatures sur l'outil INCEPTION ;
Gestion et suivi des recours gracieux suite à des refus lors de la sélection des étudiants (d'inscription) en M2 ;
Réservation des locaux d'enseignement, soutenances et examens dont reprographie des sujets d'examens, organisation d'examens pour certains parcours ;
Participation aux différentes réunions relatives aux Masters (exemples : Comité de Mention, Conseil de perfectionnement.) ;
Inscriptions administratives et pédagogiques en distanciel et en présentiel des étudiants au moyen du logiciel APOGEE, comptabilité journalière des droits d'inscription encaissés, contrôle des dossiers des étudiants en apprentissage ;
Saisie des notes et résultats dans APOGEE ;
Publication des notes et résultats, établissement et délivrance des attestations de réussite, relevés de notes, réalisation de statistiques, diplomation ;
Diffusion des informations utiles aux étudiants de Master via l'ENT de l'Université (eCampus) ;
Gestion et contrôle des conventions de stage via l'outil PSTAGE ;
Classement et archivage des dossiers, procès-verbaux, contrôle et envoi des diplômes ;
Soutien du Chef de Service sur d'autres secteurs du Service Scolarité en cas d'absence d'agents-es ou lors des pics d'activité exceptionnels du service ;
Authentification de diplômes pour des organismes extérieurs ;
Aide au pilotage par la réalisation de tableaux de bords et statistiques ;
Participation à l'ensemble des réunions et ateliers Scolarité organisés par l'Université Paris-Saclay ;
Contrôle des diplômes et aide à la préparation de la Cérémonie de remise de diplômes de Master organisée par l'Université.

Participation à l'activité du Service Scolarité :

Aide ponctuelle pour les inscriptions universitaires.

Profil

Connaissances techniques :

Maitrise des logiciels bureautiques : Suite Office, et des logiciels de gestion du domaine : APOGEE, eCampus, INCEPTION, PSTAGE.

Connaissances générales :

Connaissance du cursus pharmaceutique et de l'offre de formation au niveau Master de la Graduate School Health & Drug Sciences ;
Connaissance de l'organisation des formations de M2 en apprentissage ;
Connaissance du fonctionnement et de l'organisation de l'Université UPSaclay.

Savoir-faire :

Capacités rédactionnelles ;
Capacité d'accueillir les populations concernées ;
Capacité de s'exprimer de façon claire et concise ;
Autonomie et capacités organisationnelles ;
Capacité de gérer et planifier son activité en respectant les délais ;
Capacité de s'adapter constamment.

Savoir-être :

Être à l'écoute des Responsables des différents parcours dans un esprit de collaboration ;
Savoir rendre compte ;
Être rigoureux ;
Savoir travailler en équipe ;
Avoir le sens relationnel.