Secrétaire administratif / administrative

RESPONSABILITÉS :

Mission principale : La secrétaire réalise le secrétariat du CIC en assistant les responsables dans la gestion administrative du CIC et de ses plateformes ARCH et Increase.
Les missions de la secrétaire sont :
- Traiter et mettre en forme les documents, les présentations, les rapports, les courriers ;
- Prendre les rendez-vous, tenir les agendas et les plannings d'activité, réserver des salles ;
- Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus,
- Gérer les ordres de missions ;
- Gérer l'archivage des documents ;
- Participer à l'élaboration des rapports et des bilans ;
- Interfacer avec les différentes instances en lien avec le Coordonnateur (Université, Inserm, Direction de la Recherche et de l'Innovation, F-CRIN, ...) ;
- Gérer l'approvisionnement : CHU, Inserm via le logiciel SAFIR, ....
Aide et soutien à la communication interne et externe : site Internet et réseaux sociaux
Missions spécifiques (en complément de la mission principale) :
- Assister les chefs de projets de la plateforme Increase : traduction et relecture de documents en anglais ; organisation spécifique de réunions européennes et internationales ; accompagnement dans les montages de dossiers
- Relecture de documents contractuels avant envoi à la Direction
- Gestion des signatures des contrats (circuit électronique ou papier)
Soutien des chefs de projets dans les dossiers de soumissions réglementaires

PROFIL RECHERCHÉ :

Formations - Qualifications (Savoir ) :
Niveau IV (BAC) ou Niveau III (BAC+2) : Formation secrétariat, administration, gestion et, idéalement, droit public
Connaissances particulières (Savoir-faire ) :
- Avoir les connaissances de secrétariat
- Savoir communiquer et interagir avec son environnement professionnel
- Notions indispensables d'anglais oral et écrit
- Utilisation et maitrise des logiciels de bureautique : Pack Office
Expériences professionnelles (Savoir-faire ) :
Une expérience antérieure en tant que secrétaire ou assistante administrative serait un atout supplémentaire.
Qualités professionnelles (Savoir-être ) :
- Respect du secret professionnel ;
- Disponibilité et sens relationnel ;
- Rigueur et capacité d'organisation ;
- Adaptabilité ;
- Polyvalence.