Secrétaire administratif / administrative

I - DESCRIPTION DU POSTE
La secrétaire PJM a pour mission :
- La gestion administrative des mesures de protection de leurs attributions à la clôture/ transfert
- La réception, le tri, la redistribution et l'indexation du courrier
Positionnement du poste dans l'organisation :
Sous l'autorité de la Directrice et sous la responsabilité de la Secrétaire de Direction et des ressources humaines.
Faisant partie de l'équipe de gestion (Mandataire / Secrétaire / Comptable)

II - MISSIONS ET ATTRIBUTIONS
Sous l'autorité de la directrice et la responsabilité de la Secrétaire de Direction et des ressources humaines.
1- Gestion administrative de la mesure
Collabore au développement de l'environnement administratif de la personne protégée
Établit des courriers, fiches diverses et montage de dossiers nécessaire au bon déroulement de la vie de la mesure et ce jusqu'à sa clôture ou son transfert
Réalise les mises à jour de l'ensemble des données administratives de la mesure suivie sur UNI-T
Procède avec le mandataire à l'archivage annuel ou définitif de chaque dossier
2- Continuité de Service
Prépare les documents en l'absence du mandataire
Sollicite les suppléants pour toutes actions ne pouvant être différées
3- Organisation du Service :
Trie quotidiennement le courrier de l'Association et le distribue dans les groupes
Participe aux missions d'accueil de l'Association, en tant que détaché ponctuellement ou temporairement au service du standard-accueil
Participe aux réunions de Service, de dossiers
Supplée ses collègues en cas d'absence 1 semaine
4- Représentation du Service :
Participe aux réunions extérieures, d'information ou de représentation du Service.

III - COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
Etre rigoureux, avoir le sens de la réserve et de la discrétion
Organisation, méthode, sens des priorités, capacité rédactionnelles
Disponibilité et réactivité