informations générales
Prise de poste au 01/06/2025.
LE POSTE
Finalités du poste :
- Garant de l'organisation, du formalisme et du suivi des assemblées (bureaux et conseils communautaires)
- Favorise les relations des élus et/ou de la Direction générale avec les services, les administrés, les collectivités, les partenaires institutionnels et associatifs
- Conseille et soutien la Direction générale pour l'organisation des réunions (Exécutifs, Groupe de Direction,.)
MISSIONS :
- Assurer l'organisation et le suivi des assemblées (bureaux et conseils communautaires) et formaliser/contrôler le suivi des décisions prises (délibérations, comptes rendus, respect des délais de convocation,...)
- Assurer une veille juridique et règlementaire sur les délibérations
- Participer aux réunions en lien avec la Direction générale et les élus (comités de direction, exécutifs spécifiques, commissions des finances, CLECT, conférences des maires, .)
- Prendre part à l'élaboration des différents dossiers (dossiers administratifs, financiers, .) et savoir les gérer simultanément,
- Centraliser l'envoi des différentes informations provenant des services à destination des élus du territoire (courriers, mails..)
- Organiser et centraliser les notes des services à fournir à la Direction Générale et pour les réunions élus
- Etre force de propositions dans l'organisation des procédures internes, (réunions spécifiques, délibérations, planification, logistique, .)
- Organiser et coordonner les plannings de la Direction générale et des élus
- Assurer l'organisation du service accueil (gestion du courrier entrant et sortant de l'ensemble des services, accueil physique et téléphonique) et s'assurer de son suivi
PROFIL & COMPÉTENCES
- Expérience du fonctionnement des Collectivités Territoriales et d'un EPCI
- Volonté d'accéder à une fonction à responsabilités qui amènera à être en lien permanent avec le Président/les élus, la Direction Générale, les directions et services
- Capacités relationnelles et organisationnelles avérées
Savoirs :
- Maitrise des principes de fonctionnement des administrations et EPCI (lois, compétences, .)
- Maitrise des procédures administratives
- Bases juridiques (droit public)
- Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale
Savoir-faire (et numérique) :
- Qualités rédactionnelles et orthographiques (Rédiger un compte rendu, une note, une délibération)
- Maîtrise confirmée des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
- Capacité d'alerte, porter à connaissance, à rendre compte de manière adaptée
- Capacités organisationnelles
- Gestion des conflits
Savoir-être :
- Devoir de réserve et sens du service public
- Grande discrétion
- Aisance relationnelle (liens et échanges avec les différents interlocuteurs : élus, services, collectivités, administrés)
- Rigueur
- Autonomie
- Disponibilité
- Réactivité et anticipation (faire preuve d'initiative, aptitude au changement)
Positionnement hiérarchique : sous l'autorité du Directeur Général des Services
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Finalités du poste :
- Garant de l'organisation, du formalisme et du suivi des assemblées (bureaux et conseils communautaires)
- Favorise les relations des élus et/ou de la Direction générale avec les services, les administrés, les collectivités, les partenaires institutionnels et associatifs
- Conseille et soutien la Direction générale pour l'organisation des réunions (Exécutifs, Groupe de Direction,.)
MISSIONS :
- Assurer l'organisation et le suivi des assemblées (bureaux et conseils communautaires) et formaliser/contrôler le suivi des décisions prises (délibérations, comptes rendus, respect des délais de convocation,...)
- Assurer une veille juridique et règlementaire sur les délibérations
- Participer aux réunions en lien avec la Direction générale et les élus (comités de direction, exécutifs spécifiques, commissions des finances, CLECT, conférences des maires, .)
- Prendre part à l'élaboration des différents dossiers (dossiers administratifs, financiers, .) et savoir les gérer simultanément,
- Centraliser l'envoi des différentes informations provenant des services à destination des élus du territoire (courriers, mails..)
- Organiser et centraliser les notes des services à fournir à la Direction Générale et pour les réunions élus
- Etre force de propositions dans l'organisation des procédures internes, (réunions spécifiques, délibérations, planification, logistique, .)
- Organiser et coordonner les plannings de la Direction générale et des élus
- Assurer l'organisation du service accueil (gestion du courrier entrant et sortant de l'ensemble des services, accueil physique et téléphonique) et s'assurer de son suivi
PROFIL & COMPÉTENCES
- Expérience du fonctionnement des Collectivités Territoriales et d'un EPCI
- Volonté d'accéder à une fonction à responsabilités qui amènera à être en lien permanent avec le Président/les élus, la Direction Générale, les directions et services
- Capacités relationnelles et organisationnelles avérées
Savoirs :
- Maitrise des principes de fonctionnement des administrations et EPCI (lois, compétences, .)
- Maitrise des procédures administratives
- Bases juridiques (droit public)
- Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale
Savoir-faire (et numérique) :
- Qualités rédactionnelles et orthographiques (Rédiger un compte rendu, une note, une délibération)
- Maîtrise confirmée des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
- Capacité d'alerte, porter à connaissance, à rendre compte de manière adaptée
- Capacités organisationnelles
- Gestion des conflits
Savoir-être :
- Devoir de réserve et sens du service public
- Grande discrétion
- Aisance relationnelle (liens et échanges avec les différents interlocuteurs : élus, services, collectivités, administrés)
- Rigueur
- Autonomie
- Disponibilité
- Réactivité et anticipation (faire preuve d'initiative, aptitude au changement)
Positionnement hiérarchique : sous l'autorité du Directeur Général des Services
