Responsable administratif(tive) et pédagogique

À propos de nous
ACCES, acteur clé de la formation professionnelle, accompagne l'intégration et l'évolution professionnelle des individus. Engagés dans des domaines variés tels que l'économie sociale, la santé, la lutte contre l'illettrisme et l'éducation professionnelle, nous contribuons au développement des compétences et à la transformation des parcours de vie. Dans le cadre de notre croissance, nous recherchons un(e) Responsable Administratif(ve) pour assurer la gestion quotidienne et organisationnelle de nos activités. En tant que Responsable Administratif(ve), serez garant(e) de l'organisation et du suivi administratif de nos programmes de formation, contribuant ainsi à leur bon déroulement.
VOS MISSIONS
Sous l'autorité du directeur de la société ou du responsable pédagogique, vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif de notre structure. Vos principales responsabilités incluent :
Gestion administrative :
- Accueillir et orienter les clients, stagiaires ou partenaires.
- Créer et suivre les dossiers stagiaires, de leur inscription à la finalisation de leur parcours.
- Classer et archiver les documents, informations et fonds documentaires liés aux activités.
- Rédiger des comptes rendus de réunions et planifier les rendez-vous
- Traitement du courrier et des mails
- Renseigner et mettre à jour des fichiers clients
Suivi administratif des actions de formation :
- Production des documents liées aux actions de formation (bulletin d'inscription, contrats, convention de formation, convocation, feuilles de présences, attestation de formation, certificats.)
- Réalisation, suivi et mise à jour des dossiers des stagiaires
- Saisie d'information concernant les formations et les apprenants dans le logiciel permettant d'assurer le contrôle et la gestion administrative et financière des formations
- Suivi des apprenants (absences, évaluation) et contrôle/identification des anomalies
- Réalisation de bilans des formations réalisées (reporting) en collaboration avec le service pédagogique ou la direction
- Vérifier et suivre les conditions d'exécution des contrats et conventions.
- Recenser, transmettre et faire signer les documents administratifs nécessaires (protocole, contrats pédagogiques, règlements intérieurs, émargements, etc.).
Organisation et logistique des prestations de formations :
- Participer à la logistique en s'assurant de la disponibilité des différentes moyens nécessaires à la réalisation de la prestation
- Aider la direction dans les tâches quotidienne de gestion d'un centre de formation
- Collaborer avec les équipes pédagogiques et les partenaires externes pour garantir un service de qualité.
- S'assurer de la présence des livrables demandés par nos différentes certifications et commanditaires
Production de documents :
- Éditer et contrôler les suivis mensuels de présence des heures stagiaires et effectuer les saisies mensuelles.
- Utiliser et renseigner les outils spécifiques des financeurs (KAIROS, DEFI, SEMPRO).
- Production de comptes rendus, de rapports d'activités, de tableaux de bord en collaboration avec le service pédagogique ou la direction
- Production de devis de formation
- Collecte d'information et constitution de dossier pour répondre aux appels d'offre/appels à projet, certification ou renouvellement d'agréement

PROFIL RECHERCHE
Formation : Diplôme de niveau Bac+2 en assistant de formation, secrétariat, gestion administrative ou assistanat de direction.
Expérience : Une première expérience réussie dans un poste similaire est requise.
Si ce poste vous correspond et que vous souhaitez participer à l'évolution de notre structure, envoyez votre CV et lettre à: s.boinamri@groupe-dam.fr.
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