Responsable administratif / Responsable administrative

Les entretiens de recrutement se dérouleront le mercredi 8 janvier 2025 matin.

La Faculté des Sciences et Techniques compte environ 2800 étudiants, 180 enseignants et chercheurs universitaires, 60 personnels administratifs et techniques et 250 intervenants extérieurs.
Ce poste est placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif de la FST. La personne recrutée sera en charge du service « scolarité Métare » et du service « RH enseignant ».

MISSIONS
-Assurer la responsabilité des services « scolarité Métare » et « RH enseignant » de la Faculté des Sciences et Techniques
-Encadrer les 3 gestionnaires de scolarité et les 2 gestionnaires RH
-Coordonner les activités du service scolarité qui gère 4 parcours de Licence et 3 parcours de master pour environ 800 étudiants
-Coordonner les activités relatives à la gestion des heures d'enseignement (environ 40 000h), tant au niveau des intervenants extérieurs (250) que des enseignants permanents (180)

ACTIVITÉS
-Organiser, répartir et coordonner le travail de scolarité en lien avec les enseignants, les responsables de formation et les intervenants extérieurs (emplois du temps, inscriptions administratives, suivi des étudiants, suivi de l'assiduité, création des structures APOGEE, gestion des sessions d'examens)
-Coordonner et planifier les calendriers des commissions de recrutement (procédure e.candidat)
-Préparer les conseils de perfectionnement, les compositions de jury et les commissions de recrutement pour toutes les formations de la FST
-Élaborer et diffuser les procédures en matière de scolarité et veiller à leur mise en application
-Accompagner le Responsable Administratif dans le pilotage de la charge d'enseignement
-Accompagner les vacataires dans les procédures administratives de recrutement
-Organiser les commissions de recrutement pour la validation des dossiers vacataires
-Suivi du service prévisionnel des enseignants permanents
-Suivi de la saisie des heures d'enseignement
-Assurer le lien entre les enseignants de la FST et la DRH au sujet de leur carrière
-Assurer le suivi, contrôler la régularité des opérations liées à l'activité et veiller au respect des échéances
-Travailler en lien étroit et de manière soutenue avec les responsables des formations
-Assurer l'interface avec les différents services de l'Université (Direction de la Formation et de l'Insertion Professionnelle, Direction de la Vie Étudiante, Direction des Ressources Humaines, UFR de Médecine)
-Manager et encadrer ses équipes : entretiens professionnels, gestion des plannings des agents et de leur congé, télétravail.

PROFIL
Savoir-faire :
-Connaitre la réglementation et les procédures dans les domaines de la scolarité et de la RH Enseignant
-Faire preuve de méthodologie et de réactivité
-Savoir gérer les priorités
-Savoir travailler sur divers logiciels de bureautique (Word, Excel, etc.)
-Maîtriser les outils métiers (Apogée, P-stage, OSE, ADE)
-Savoir rendre compte de son travail à sa hiérarchie
-Connaître l'offre de formation de la composante
-Comprendre l'organisation et le fonctionnement de l'Université et de la composante
-Savoir manager une équipe
-Savoir confronter la règlementation et sa mise en pratique
-Savoir analyser et gérer efficacement les demandes

Savoir-être :
-Savoir gérer la pression
-Veiller à la confidentialité des informations et des données
-Faire preuve de rigueur
-Être capable de s'adapter
-Savoir travailler en équipe et collaborer ; disposer de qualités relationnelles
-Savoir gérer son temps, anticiper et s'adapter à l'évolution du poste (nouveaux outils, nouvelles règlementations, nouvelles procédures) et veiller à la mise en place de ces évolutions au sein du service
-Avoir le sens du service public et une grande qualité d'écoute