Conseiller / Conseillère en formation continue

POSITIONNEMENT
Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable administrative du SUFC au sein de la DFIP.

MISSIONS
Accueillir, informer et gérer administrativement les usagers, futurs stagiaires et stagiaires d'un portefeuille d'actions de formation continue confié par la Responsable administrative.
Gérer leur scolarité et les financements liés à leurs statuts Formation Continue (FC).
Gérer la logistique de formation et l'administration de l'équipe d'enseignants.
Appliquer les process de gestion administrative de la Formation Continue et du Système d'Information FCA Manager en fonction des évolutions législatives, règlementaires et Métier.
Le portefeuille d'actions de formations cibles concernera des actions de Validation des Acquis de l'Expérience (VAE) des composantes de l'Université (hors IUTs et TSE) ainsi que des actions de Formation Continue.
Les missions pourront évoluer en fonction des besoins et de l'évolution des activités et actions de formation du service.


ACTIVITES :
- Accueillir et informer tous les publics Formation Continue sur l'offre, et plus
particulièrement celle de son portefeuille d'actions de formation,
- Procéder à une première analyse de la demande : écouter, analyser, orienter, formaliser et donner suite à la demande,
- Assurer l'accompagnement de proximité des stagiaires, des prestataires et des intervenants,
- Mettre à jour les données relatives à l'actualité de son portefeuille d'actions de formation (site web, plaquettes, .),
- Mettre en œuvre les actions de formation d'un point de vue logistique : réservation, ouverture et préparation des salles, mise à disposition du matériel,
- Assurer la gestion administrative quotidienne des actions de formation : candidatures, inscriptions, contractualisation ou conventionnement, gestion des différents financeurs, facturation des actions de formation selon les règles propres à chaque financeur et chaque dispositif de financement, gestion des plannings, réservation des ressources nécessaires, rémunération des intervenants, ...
- Assurer la gestion de scolarité quotidienne de l'activité : inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques, suivi et saisie des notes et des résultats, préparation des jurys de diplômes, édition des diplômes,
- Assurer le suivi qualitatif et quantitatif des actions de formation : mesure de l'absentéisme et relances associées, en lien avec le ou la responsable formation,
- Préparer, recueillir et analyser les campagnes d'évaluation de fin de formation,
- Participer à l'animation de l'équipe pédagogique,
- Coordonner les accompagnements VAE réalisés par les enseignants,
- Saisir des données dans le système d'information (FCA Manager), préparer les intégrations lors des phases de paramétrage de l'outil,
- Construire et mettre à jour les tableaux de bord,
- Participer activement au développement de l'activité du service, à la polyvalence et à l'échange de bonnes pratiques entre les gestionnaires de Formation Continue,
- Participer à l'actualisation des procédures relatives à son domaine d'intervention.

COMPETENCES PROFESSIONNELLES
Savoirs :
Connaître les missions principales de l'Université
Connaître la règlementation générale de la Formation Continue
Avoir des connaissances administratives et comptables

Savoir-faire :
Être capable de gérer un processus administratif et financier en autonomie et dans le respect des règles
Maîtriser de manière avancée les outils informatiques et bureautiques (courants et plus spécifiques à l'activité)
Connaître les techniques de secrétariat et de gestion administrative, maîtrise des normes rédactionnelles
Travailler en équipe et de manière transversale (au sein d'une Direction)
Rendre compte de son activité, chercher, trouver et restituer les informations
Accueillir, renseigner, orienter tout type de public, analyser une demande