Responsable administratif / administrative

L'ONM, association du secteur social et médico-social, recrute un(e) responsable administratif(ve) pour son siège social

Les missions

Dans le cadre du soutien à la direction générale :
- rédiger et envoyer les courriers du directeur général et la directrice qualité, communication et développement ;
- gérer l'agenda du directeur général et de la directrice qualité, communication et développement
- anticiper et préparer les réunions auxquelles assistent les directeurs et/ou les administrateurs de l'association
- apporter un soutien logistique et organisationnel à la mise en œuvre d'actions et d'évènements ponctuels
- assurer une veille technique, conseiller les directeurs et superviser la mise en œuvre des aspects liés à la réglementation en matière de sécurité des biens et des personnes et d'obligations professionnelles de l'employeur ;
- soutenir le développement des activités de l'association en participant aux réponses aux appels à projets, notamment en préparant les pièces justificatives et en relisant les documents rédigés

Dans le cadre du suivi financier :
- rédiger la partie financière des dossiers de demande de subvention et des comptes-rendus d'activité ;
- participer à leur élaboration puis compiler, mettre en forme, diffuser et classer les comptes administratifs et les budgets prévisionnels des établissements et services de l'association, en lien avec le cabinet expert-comptable ;
- établir la facturation dans le cadre des activités inter-territoires de l'association, transmettre les factures, suivre le paiement et gérer les éventuels impayés ;
- collecter, suivre et classer les conventions et les transmettre aux personnes concernées;
- suivre la trésorerie de l'association en renseignant quotidiennement les indicateurs du tableau de bord et suivre le compte « ONM subventions » afin de transmettre les sommes allouées sur les comptes de destination ;
- être l'interlocuteur des banques auprès desquelles l'association a ouvert des comptes ou contracté des crédits, notamment pour les démarches administratives ;
- être l'interlocuteur de l'assureur auprès duquel l'association souscrit ses contrats
- être l'interlocuteur des prestataires extérieurs à l'association, notamment pour les contrats inter-territoires, en regroupant les besoins, négociant les tarifs, mettant en concurrence, coordonnant les interventions, etc.

Dans le cadre de la diffusion des informations :
- coordonner, organiser et diffuser le planning trimestriel des astreintes, après validation du directeur général ;
- rédiger, mettre en forme, diffuser et classer les notes internes d'information et de service émanant du siège social, après validation du directeur général
- mettre à jour, déposer et classer les documents émanant du siège social sur le SharePoint de l'association
- maitriser les outils et les méthodes d'archivage des documents et les outils informatiques et collaboratifs
- collecter les rapports d'activités des établissements et services, corriger et harmoniser les contenus et préparer le rapport d'activité global et le support synthétique avec la directrice qualité, communication et développement ;
- participer à l'harmonisation des outils, des documents et des formulaires au sein des différents territoires, dans le cadre de la démarche qualité pilotée par la directrice qualité, communication et développement

Dans le cadre de la collaboration avec l'assistante administrative :
- superviser, dans le cadre d'un lien fonctionnel, le travail quotidien de l'assistante administrative(mise en œuvre des missions, priorisation des demandes, organisation des dossiers, transfert des demandes, etc)
- rédiger ou mettre en forme et diffuser les comptes-rendus des différentes réunions internes au siège social
- gérer le secrétariat du siège social en l'absence de l'assistante administrative (standard, accueil physique, courrier, boite mail...)