informations générales
Nous recherchons pour un de nos clients, un(e) OFFICE MANAGER pour rejoindre leur équipe à partir du 02/09/2024. Vous jouerez un rôle crucial dans le soutien administratif et organisationnel des équipes de Paris. Vous serez responsable de la gestion quotidienne du bureau, assurant un environnement de travail agréable et efficient
Vos responsabilités incluront :
1. Gestion administrative et financière :
Assister la direction pour lui permettre de se concentrer sur son cœur de métier.
Enregistrer les factures et les centraliser dans le dossier prévu à cet effet.
Nommer les documents, pièces administratives et comptables, et procéder à leur archivage.
Planifier et organiser des réunions pour des membres de la direction.
Prendre des notes en réunion puis préparer des comptes-rendus et rapports synthétiques.
Mettre à jour et implémenter de nouvelles procédures.
2. Vie d'agence :
Renseignements téléphoniques et traitement des mails.
Être le point de contact principal pour répondre aux demandes des collaborateurs.
Organiser les déplacements professionnels.
Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables, et vérifier la conformité des livraisons.
3. Ressources Humaines :
Gestion des dossiers des salariés, rapport mensuel des heures/congés pour la paie, transmission des rendez-vous avec la médecine du travail, etc.
Onboarding / offboarding des salariés : accueil et intégration, coordination avec l'IT (pour les accès logiciels et matériel : bureau, accessoires, etc.).
Accompagnement des salariés dans leurs démarches et questionnements (mutuelle, tickets restaurant.).
Support administratif aux employés (questions-réponses : visites médicales à organiser).
4. Communication et Marketing :
Organisation des événements internes et des événements clients.
Soutien au service communication et marketing.
Ce Poste est fait pour vous si :
Vous êtes très rigoureux(se), très organisé(e), dynamique, vous faites preuve d'esprit d'initiative et de capacité d'adaptation ;
Vous avez des connaissances en Ressources Humaines, en comptabilité et en communication ;
Multitâches, vous êtes habitué(e) à gérer des sujets très variés et à gérer les priorités ;
Vous savez communiquer facilement, avec bienveillance et efficacité. Vous savez partager l'état d'avancement des différents projets en cours ;
Vous savez gérer les imprévus et respecter les priorités ;
Vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques ;
Vous êtes doté(e) d'une excellente qualité rédactionnelle et d'un bon esprit de synthèse.
Modalités :
Type de contrat : CDI
Poste basé à Paris
Hybride
3 à 5 ans d'expérience requis
La confidentialité sera de mise
Rémunération :
Selon profil et expérience
Processus de recrutement
Etape 1 : Entretien téléphonique avec un chargé de recrutement (entre 30 min et 40 min)
Etape 2 : Test de personnalité (20 min)
Etape 3 : Rencontre avec l'équipe de direction dans leur bureau parisien (45 min)
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVos responsabilités incluront :
1. Gestion administrative et financière :
Assister la direction pour lui permettre de se concentrer sur son cœur de métier.
Enregistrer les factures et les centraliser dans le dossier prévu à cet effet.
Nommer les documents, pièces administratives et comptables, et procéder à leur archivage.
Planifier et organiser des réunions pour des membres de la direction.
Prendre des notes en réunion puis préparer des comptes-rendus et rapports synthétiques.
Mettre à jour et implémenter de nouvelles procédures.
2. Vie d'agence :
Renseignements téléphoniques et traitement des mails.
Être le point de contact principal pour répondre aux demandes des collaborateurs.
Organiser les déplacements professionnels.
Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables, et vérifier la conformité des livraisons.
3. Ressources Humaines :
Gestion des dossiers des salariés, rapport mensuel des heures/congés pour la paie, transmission des rendez-vous avec la médecine du travail, etc.
Onboarding / offboarding des salariés : accueil et intégration, coordination avec l'IT (pour les accès logiciels et matériel : bureau, accessoires, etc.).
Accompagnement des salariés dans leurs démarches et questionnements (mutuelle, tickets restaurant.).
Support administratif aux employés (questions-réponses : visites médicales à organiser).
4. Communication et Marketing :
Organisation des événements internes et des événements clients.
Soutien au service communication et marketing.
Ce Poste est fait pour vous si :
Vous êtes très rigoureux(se), très organisé(e), dynamique, vous faites preuve d'esprit d'initiative et de capacité d'adaptation ;
Vous avez des connaissances en Ressources Humaines, en comptabilité et en communication ;
Multitâches, vous êtes habitué(e) à gérer des sujets très variés et à gérer les priorités ;
Vous savez communiquer facilement, avec bienveillance et efficacité. Vous savez partager l'état d'avancement des différents projets en cours ;
Vous savez gérer les imprévus et respecter les priorités ;
Vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques ;
Vous êtes doté(e) d'une excellente qualité rédactionnelle et d'un bon esprit de synthèse.
Modalités :
Type de contrat : CDI
Poste basé à Paris
Hybride
3 à 5 ans d'expérience requis
La confidentialité sera de mise
Rémunération :
Selon profil et expérience
Processus de recrutement
Etape 1 : Entretien téléphonique avec un chargé de recrutement (entre 30 min et 40 min)
Etape 2 : Test de personnalité (20 min)
Etape 3 : Rencontre avec l'équipe de direction dans leur bureau parisien (45 min)
