Office manager

Adecco recherche pour son client basé à Montceau-les-Mines, un Office Manager (H/F) pour une mission de 6 mois.

Vos missions :

Gestion administrative et logistique du site:
- Accueil des visiteurs / Gestion du courrier /Attribution et suivi des accès aux
locaux (= badges)
- Approvisionnement et gestion des fournitures matérielles liées à l'environnement
de travail des collaborateurs du site
- Relation prestataires/fournisseurs (consultation, négociation, commande et suivi),
- Participer aux appels d'offres liés aux sites et déploiement des contrats liés à nos
partenariats
- Être force de proposition pour l'amélioration continue du site

Gestion budgétaire :
- Préparation et suivi budgétaire SG du site selon les process en vigueur
- Gestion facturation via outil SAP

Sécurité des biens et des personnes:
- Suivi des obligations légales et réglementaires maintenance technique : entretien
clim, vérification des installations électriques
- Suivi des obligations légales et réglementaires sécurité - incendie : vérification et
maintenance des équipements, organisation et suivi des formations SST et
incendie
- Suivi de gestion et maintenance des alarmes et des contrôles d'accès site, des
consignes de surveillance
- Mise à jour du Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels
(DUERP) en relation avec les RH et CSE, élaboration et mise à jour du cahier des
SG ( un par site) et du fichier établi pour chaque site sur le drive

Communication interne:
- Éditer une newsletter inter-services du site, mise à jour et suivi mailing list
- Communiquer sur les activités SG, fonctionnement site et règles de vie via l'outil
Bertille
- Relayer les infos corporate et actus internes, alimentation et mise à jour des
tableaux d'affichage
- Construire des enquêtes de satisfaction et des sondages sur site
Assurer l'analyse, la rédaction et la restitution des résultats
- Organisation d'événements & animations sites et inter-sites

Environnement de travail:
- Suivi quotidien de la maintenance site et du fonctionnement des installations
- Planifier, coordonner et suivre les travaux du site, relation avec les services
techniques concernés
- Planifier, coordonner le déménagement des locaux
- Identifier les axes d'amélioration et être force de proposition pour l'aménagement
et le fonctionnement (agencement, décoration) du site, zoning

RSE:
- Soutenir et relayer la démarche RSE engagée par LBC auprès des collabs
- Récolte des informations liées aux déclarations du décret tertiaire
- Gestion de la flotte de vélos (charte d'utilisation, et maintenance)
- Garantir les bonnes pratiques en matière de tri et recyclage des déchets sur site

Archivage et gestion des espaces de stockage:
- Archivage, classement et mise à jour de toutes les ressources documentaires
liées au fonctionnement site sur l'outil drive
- Tenu et inventaire des espaces de stockage fournitures et matériel sur site

Interactions et relations de travail:
- Maintenir un climat de travail favorable à la collaboration des services sur site
- Organiser et tenir des points réguliers avec les Directions site (actus SG, actus
site et service, remontées des besoins etc.)
- Participer à l'organisation des journées d'intégration LBC en région
- Soutien à l'organisation des formations et réunions internes sur site
- Assurer un reporting hebdo à la Direction des SG
- Être en support des Directions si besoin

Vous avez de l'expérience sur un poste similaire ?
Profil Assistant de Direction (H/F) ?
Vous avez une excellente aisance en communication?
Vous maîtrisez l'outil SAP ?

Ce poste est fait pour vous ! Postulez en ligne, Adecco vous attend avec impatience!

Horaire de journée du lundi au vendredi.
En présentiel uniquement.
Poste basé à Montceau-les-Mines.
Salaire : 29 000 brut annuel.