Hôte / Hôtesse d'accueil

ALIAD UNA est une association d'aide à domicile, nous recherchons une personne pour assurer notre accueil physique et téléphonique sur notre agence de GUERET
Vous devrez être réactif(ve), faire preuve d'autonomie et d'organisation pour occuper ce poste.
Vous serez accompagnés à la prise de poste par la personne actuellement en charge de l'accueil
Vos missions :
- Réaliser l'accueil physique et/ou téléphonique et orienter le cas échéant
- Recevoir, renseigner, tracer et orienter le visiteur à l'accueil
- Emettre, recevoir, transférer/renseigner et enregistrer les appels
- Gérer, trier et, le cas échéant, traiter le courrier
- Participer à la mise sous pli
- Aider aux activités de classement et d'archivage des documentations internes
- Réaliser des tâches de reprographie et/ou de saisie informatique
- Utiliser les outils de traitement de texte et tableur et la messagerie électronique
Réaliser des activités administratives nécessaires au bon fonctionnement de la structure, et à ses relations internes et externes :
- Suivre des projets administratifs de son périmètre d'activité
- Participer à la préparation matérielle de réunion ou instances de la structure
- Enregistrer les prêts de véhicule et vérifier l'état du véhicule dans le respect de la procédure interne
- Distribuer les équipements de protection aux intervenants, enregistrer, saisir et suivre les stocks ; assurer un relai avec la personne en charge des commandes
- Remettre des clés aux personnels d'intervention, enregistrer et suivre les retours
- Participer au suivi des retours des équipements remis aux salariés

Effectuer des opérations de gestions d'information et de traitement de données :
- Participer à la recherche d'informations et à la veille de leur actualisation
- Vérifier l'exactitude des données de ses dossiers administratifs
Missions transverses :
- Effectuer son action en cohérence avec l'ensemble des autres acteurs de l'Association
- Effectuer ses actions en cohérence avec les règles, procédures et méthodes qui régissent son activité
- Tenir en ordre l'accueil
- Participer aux réunions d'équipes ou réunions de travail
- Rendre compte de son activité, dysfonctionnements et d'autres informations pertinentes selon les procédures mises en place
Compétences techniques et organisationnelles :
- Rechercher des informations fiables
- Maîtriser les principaux logiciels informatiques liés à son activité
- Maîtriser la communication orale et écrite en français
- Participer à la continuité de service en mobilisant ses capacités d'adaptation
Compétences sociales :
- S'exprimer à l'oral et à l'écrit en français
- Effectuer des calculs simples
- Faire preuve de capacités d'écoute
- S'adapter aux différents publics
- Faire preuve de discrétion
- Veiller à la qualité du service rendu
- Savoir communiquer
- Savoir travailler en équipe
- Prendre des initiatives et anticiper
- S'organiser et prioriser ses tâches
- Faire preuve de rigueur
- Gérer l'imprévu
- Faire preuve de rapidité et qualité d'exécution
- Faire preuve de polyvalence
- Savoir rendre compte