Gestionnaire de l'administration du personnel

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Administratif de l'IAE et la responsabilité fonctionnelle de la Responsable du Pôle Scolarité de l'IAE, le gestionnaire scolarité (H/F) assure l'ensemble des actes de gestion administrative de plusieurs parcours de licence et/ou de master. Il veille à ce titre au bon déroulement de la
Le gestionnaire scolarité assure l'interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants (notamment les responsables et intervenants de formation) ainsi que les services administratifs internes comme externes à la composante.
L'IAE étant certifié QUALICERT, l'ensemble des missions doit être réalisé en intégrant la démarche d'amélioration continue mise en œuvre dans l'institut et les exigences du référentiel.

MISSIONS & ACTIVITES
Le gestionnaire scolarité (H/F) assure plusieurs missions, en particulier pour les parcours dont il a la charge :

Accueil/Information
- Accueillir, informer, orienter les étudiants, les assister dans le cadre de l'utilisation des applications informatiques relevant de la scolarité
- Accueillir, informer l'équipe pédagogique notamment les enseignants vacataires, les accompagner dans la compréhension du fonctionnement de la composante et l'utilisation des applications informatiques relevant de la scolarité
- Assurer la diffusion d'informations auprès des étudiants et de l'équipe pédagogique
- Gérer les mises à jour des espaces numériques dédiés aux parcours de formation
- Participer aux événements institutionnels et aux temps forts de la vie de l'institut (cf. réunions de service, commissions, assemblées générales, soirée des vacataires, etc.)

Gestion de la scolarité
- Participer à l'organisation et à la gestion des campagnes de préinscription et d'inscription des étudiants, suivi des candidatures sur les logiciels dédiés (cf. Parcoursup, e-candidat, MonMaster, etc.)
- Gérer les dossiers des étudiants, de leur inscription pédagogique à la publication des résultats
- Assurer le suivi des évaluations de stage en lien avec la cellule Insertion Professionnelle
- Participer à la modélisation des maquettes (cf. saisie/mise à jour des cursus, des fiches épreuves ainsi que des règles de calcul dans le système Apogée)
- Etablir et mettre à jour les fichiers pédagogiques et administratifs
- Elaborer les emplois du temps en lien avec les enseignants (notamment les responsables pédagogiques)
- Effectuer des tâches de classement et d'archivage obligatoires de documents concernant le domaine de scolarité

Appui pédagogique et organisation des examens et des jurys
- Participer à l'organisation des entretiens d'admission, réunions d'information, épreuves, soutenances, etc.
- Organiser les examens (planning, réservation des salles, information des étudiants)
- Collecter et saisir les notes dans APOGEE
- Préparation des PV d'examens et des jurys de diplômes

CONNAISSANCES/ COMPETENCES REQUISES
Savoir-faire opérationnel
- Maîtriser l'utilisation des logiciels bureautiques et avoir une appétence pour les outils numériques (cf. à terme, nécessité de maîtriser les logiciels spécifiques de gestion de la scolarité)
- Posséder une bonne expression orale et écrite
- Savoir gérer la confidentialité des informations
- Savoir hiérarchiser les informations, les priorités et anticiper l'organisation de tâches/échéances substantielles (cf. préparation jury, audit qualité, etc.)
- Avoir le sens de l'organisation et savoir respecter les plannings

Savoir-faire comportemental :
- Savoir travailler en autonomie et en équipe
- Avoir le sens du contact
- Être capable de s'adapter aux différents interlocuteurs
- Être polyvalent et réactif
La connaissance de l'environnement universitaire sera un plus :
- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement d'une composante de formation et d'un établissement d'enseignement supérieur
- Connaissance de la réglementation relative à la scolarité