Assistant / Assistante de gestion administrative

POSITIONNEMENT
Au sein du Laboratoire Hubert Curien, la personne travaillera sous la responsabilité du ou de la Responsable Administrative et sous l'autorité du Directeur ou de la Directrice d'Unité.

MISSIONS ET ACTIVITÉS
1/ Communication du laboratoire
La mission de la personne recrutée consistera à proposer et mettre en œuvre des actions de communication interne et externe adaptées aux différents publics, en cohérence avec la stratégie générale du laboratoire et le plan de communication.
Dans le cadre de cette mission, il ou elle devra :
- Rédiger des articles spécialisés destinés à des revues de vulgarisation scientifique ;
- Contribuer à l'élaboration de la stratégie de communication et à sa mise en œuvre ;


- Élaborer, mettre en œuvre la politique éditoriale de la structure notamment sur internet ;
- Concevoir et réaliser, pour tout support, des productions graphiques de communication ;
- Gérer des projets : cahier des charges, budget, coordination, logistique, évaluation ;
- Organiser des manifestations institutionnelles ou évènementielles ;
- Entretenir et développer des réseaux de communication internes et externes ;
- Assurer un rôle de conseil en matière de communication ;
- Assurer une veille médiatique du Laboratoire Hubert Curien ;
- Création et alimentation de la page web du Laboratoire

2/ Suivi des opérations immobilières
Les missions de la personne recrutée consisteront à :
- Assurer la définition et le suivi de projets permettant la mise en œuvre de la politique immobilière durable du laboratoire ;
- Assurer la coordination avec le service en charge de leur conduite, le suivi du planning et le suivi technique des opérations immobilières ;
- Assurer la coordination des travaux de maintenance et d'exploitation du laboratoire en assurant un suivi technique.

Dans le cadre de ces missions, il ou elle devra :
- Analyser les besoins exprimés par la direction du laboratoire et les utilisateurs pour les opérations de construction neuve, de réhabilitation, mise en sécurité, ou de rénovation.
- Conduire ou réaliser les études préliminaires de conception des ouvrages (phases Étude d'Esquisse et Étude Avant-Projet Sommaire).
- Définir les besoins de maintenance et d'exploitation du patrimoine et analyser les besoins exprimés par les usagers.
- Coordonner les activités de services immobiliers internes ou externes.

3/ Assistanat de Direction
Les missions de la personne recrutée consisteront à :
- Apporter un appui administratif et logistique à l'organisation des activités de la direction du laboratoire ;
- Assister le Directeur ou la Directrice et le ou la Responsable Administrative, et plus largement le Directeur adjoint et les Directeurs de département, dans leurs missions.

Dans le cadre de ces missions, il ou elle devra :
- Gérer le secrétariat de la direction du laboratoire (le ou la Responsable Administratif.ve, le Directeur ou Directrice adjoint.e, les Directeurs ou Directrices de département) ;
- Gérer l'agenda, l'organisation de réunions et la réservation de salles ;
- Assurer le traitement du courrier, la préparation des dossiers ;
- Gérer les déplacements du Directeur ou de la Directrice ;
- Collecter les informations et instruire les dossiers administratifs ;
- Alimenter les bases de données relatives à son domaine d'intervention ;
- Participer et rédiger les comptes-rendus des réunions.

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES
Savoirs
- Connaissance des réseaux sociaux
- Connaissance des enjeux de l'enseignement supérieur et de la recherche publique, de son organisation et de son fonctionnement
- Techniques de communication

- Sciences de l'information et de la communication
- Cadre légal et déontologique
- Culture internet
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Outils numériques et leurs usages
- Technologies de l'information et de la communication (TIC)
- Langue anglaise : C1