Gestionnaire administratif / administrative immobilier

MISSIONS DU POSTE :
- Assurer le suivi technique du bâtiment (maintenance et suivi travaux),
- Assurer la gestion matérielle des locaux du Conservatoire,
- Garantir la sécurité des usagers, du public et de l'équipement,
- Rédiger les conventions de mise à disposition de locaux, conventions d'organisation et tous types de conventions ou contrats.

ACTIVITES DU POSTE
Activités principales du poste :

Assurer le suivi technique du bâtiment :
- Garantir au quotidien le suivi de l'entretien du bâtiment, en relation avec la DUACD - Bâtiments culturels et cultuels - ou les sociétés privées - chargés de la maintenance et de la sécurité des biens et immeubles du Conservatoire : éclairage, plomberie, chauffage, ventilation, ménage, ascenseur, etc.
- Effectuer régulièrement un état des lieux du bâtiment du Conservatoire et un reporting auprès de son supérieur hiérarchique,
- Recenser les besoins de travaux, demander les travaux suivant la procédure de la DUACD et contrôler leur réalisation,
- Suivre la gestion du contrôle d'accès au bâtiment et de la mise sous alarme.

Assurer la gestion matérielle des locaux du Conservatoire :
- Assurer la gestion du planning des salles du Conservatoire,
- Gérer les calendriers de mise à disposition des salles pour les manifestations en lien avec le responsable de l'action culturelle et de la communication et le régisseur général,
- Faire respecter les règles de sécurité et de quiétude ainsi que le règlement intérieur dans l'établissement

Garantir la sécurité des usagers, du public et de l'équipement
- Assurer la mise en œuvre des consignes générales ou particulières de sécurité,
- Assurer les conditions d'accès réglementaires en vigueur dans l'établissement,
-Assurer une médiation et un suivi des installations et règles de sécurité en termes de prévention des incendies, de sensibilisation des agents, des usagers et des associations hébergées, d'entretien élémentaire des moyens concourant à la sécurité incendie, de participation aux vérifications et contrôles des installations, d'évacuation du public, d'alerte et d'accueil des secours, de veille sur le SSI,
- Organiser et assurer une veille préventive et des rondes régulières dans le bâtiment,
- Organiser les exercices d'évacuation réglementaires,
- Effectuer régulièrement un état des lieux du bâtiment du Conservatoire dans le domaine de la sécurité.

Prévention et conseil :
- Assurer un rôle de prévention et de conseil en matière de santé et de sécurité au travail

Rédiger les conventions :
- Rédiger des conventions de partenariat et des contrats dans le cadre de la programmation culturelle du Conservatoire, en lien avec la responsable administrative, les enseignants porteurs de projets, le régisseur général et les partenaires,
- Rédiger les conventions avec les associations hébergées au Conservatoire, les conventions de mises à disposition de locaux à titre gratuit,
- Effectuer le suivi administratif des associations (tenue à jour de l'annuaire des associations hébergées, valorisation des contributions en nature).
Activités secondaires du poste :
- Participer ponctuellement à l'organisation des manifestations (accueil, surveillance) et à l'accueil du Conservatoire lors de pics d'activité ou en cas d'absence du personnel,
- Participer au montage de dossiers de demandes de subventions (élaboration de tableaux de bords et documents de synthèse), en lien avec la responsable administrative et financière,
- Rédiger des courriers.

COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES
- Formation et qualifications nécessaires :
- Diplôme d'enseignement supérieur de préférence dans les domaines juridiques ou du spectacle vivant
-Diplôme SSIAP 1 validé ou en cours de validation

- Compétences générales (savoirs et savoir-être)
- Maîtriser les techniques d'expression orale et écrite : capacité à la synthèse, l'analyse, aisance rédactionnelle.