informations générales
Gestionnaire d'appui administratif (H/F)
La DEPAFI assure la préparation et l'exécution du budget de l'ensemble des services du Ministère, pilote la mise en œuvre de nouvelles techniques de gestion et anime le contrôle de gestion interne. Elle conçoit et met en œuvre la politique immobilière du ministère. Elle emploie plus de 500 agents répartis en 8 sous-directions.
La Sous-direction des Affaires Immobilières du Ministère de l'intérieur et des Outre-Mer est chargée des dossiers immobiliers de l'ensemble du ministère. Composée de quatre bureaux immobiliers, elle inscrit son action dans le cadre d'une modernisation de la politique immobilière à travers notamment le schéma directeur immobilier.
Au sein de la SDAI, le bureau de gestion des sites de de l'administration centrale (BGSAC) gère un patrimoine de 300 000 m2 de surface hors œuvre nette (sur Paris, l'Ile-de-France et la province) en propriété et location ainsi qu'un parc d'appartements. Il programme et réalise les travaux d'entretien, de mise aux normes et de rénovation des locaux, assure les opérations de réaménagement de services ainsi que le traitement de toute question liée (à des prises à bail, du contentieux.). Il assure le soutien logistique des services. Son action, au profit des directions clientes et des agents occupants, est tournée vers toutes les prestations facilitatrices permettant d'optimiser et de garantir la disponibilité des moyens.
Vos missions :
Le bureau de la gestion des sites de l'administration centrale (BGSAC) est en charge de la gestion du patrimoine immobilier et du soutien logistique de l'ensemble des services centraux du ministère.
Vous exercez vos missions au sein du pôle pilotage et soutien général et sous l'autorité du chef de pôle et de son adjoint.
En qualité de gestionnaire d'appui administratif, vous exercerez notamment les activités suivantes :
- gestion des habilitations :
- Effectuer les demandes d'habilitations des personnels des entreprises extérieures qui doivent effectuer des prestations ou des travaux au sein des sites d'administration centrale ;
- Faire le suivi des demandes et tenir un tableau récapitulatif par société ;
- Dispatcher les habilitations aux équipes techniques responsables des travaux / prestations correspondants.
- Enregistrement des entreprises dans le logiciel de traitement des habilitations d'accès aux sites
- traitement des dossiers ponctuels, du courrier et mise en forme des dossiers et des lettres ;
- participation au suivi RH du bureau et interface avec le bureau RH de proximité ;
- prise en charge du suivi administratif des demandes de travaux (attribution de numéro de suivi, complétude du tableau de suivi, accusé réception des demandes .) ;
- de manière ponctuelle, réservation des salles et suivi des procédures d'habilitation.
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La Sous-direction des Affaires Immobilières du Ministère de l'intérieur et des Outre-Mer est chargée des dossiers immobiliers de l'ensemble du ministère. Composée de quatre bureaux immobiliers, elle inscrit son action dans le cadre d'une modernisation de la politique immobilière à travers notamment le schéma directeur immobilier.
Au sein de la SDAI, le bureau de gestion des sites de de l'administration centrale (BGSAC) gère un patrimoine de 300 000 m2 de surface hors œuvre nette (sur Paris, l'Ile-de-France et la province) en propriété et location ainsi qu'un parc d'appartements. Il programme et réalise les travaux d'entretien, de mise aux normes et de rénovation des locaux, assure les opérations de réaménagement de services ainsi que le traitement de toute question liée (à des prises à bail, du contentieux.). Il assure le soutien logistique des services. Son action, au profit des directions clientes et des agents occupants, est tournée vers toutes les prestations facilitatrices permettant d'optimiser et de garantir la disponibilité des moyens.
Vos missions :
Le bureau de la gestion des sites de l'administration centrale (BGSAC) est en charge de la gestion du patrimoine immobilier et du soutien logistique de l'ensemble des services centraux du ministère.
Vous exercez vos missions au sein du pôle pilotage et soutien général et sous l'autorité du chef de pôle et de son adjoint.
En qualité de gestionnaire d'appui administratif, vous exercerez notamment les activités suivantes :
- gestion des habilitations :
- Effectuer les demandes d'habilitations des personnels des entreprises extérieures qui doivent effectuer des prestations ou des travaux au sein des sites d'administration centrale ;
- Faire le suivi des demandes et tenir un tableau récapitulatif par société ;
- Dispatcher les habilitations aux équipes techniques responsables des travaux / prestations correspondants.
- Enregistrement des entreprises dans le logiciel de traitement des habilitations d'accès aux sites
- traitement des dossiers ponctuels, du courrier et mise en forme des dossiers et des lettres ;
- participation au suivi RH du bureau et interface avec le bureau RH de proximité ;
- prise en charge du suivi administratif des demandes de travaux (attribution de numéro de suivi, complétude du tableau de suivi, accusé réception des demandes .) ;
- de manière ponctuelle, réservation des salles et suivi des procédures d'habilitation.
