informations générales
Villetaneuse
Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3
Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis
Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Département Gestion des Entreprises et Administrations
(GEA)
Composition du service (effectifs) : 4,5 BIATSS
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l'IUT SD
Rattachement fonctionnel : Chef du département GEA
Description du poste : missions et activités
Gestion administrative
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l'activité du département
- Saisir, mettre en forme des documents divers
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique
- Retranscrire des informations orales et écrites
- Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers,
courriels, affichage, .) concernant les formations gérées
- Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement,
traçabilité, photocopies)
- Classer et archiver les documents
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes
- Participer aux opérations logistiques du département
Gestion pédagogique
- Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants
- Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants
- Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING
- Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING
- Gestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres
et craies)
- Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants
- Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les
enseignants, saisie des notes sur le logiciel APOGEE.), classer et archiver les résultats
- Editer les bulletins de notes et les attestations de réussite
- Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage
- Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants
- Participer en soutien du chef de département à la gestion des demandes de recrutement, de
candidature et de poursuite d'étude à l'exclusion des décisions
- Participer au maquettage des formations sur APOGEE
Gestion des conventions de stage
- Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres.)
- Répondre aux sollicitations du SFCA
Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE, HYPERPLANNING, PEGASE (à venir), TEAMS et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel
Conditions particulières d'exercice
Disponibilité en fonction de l'activité de l'IUT : contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des enseignements
Missions éligibles au télétravail : toutes les missions à l'exception de l'accueil physique du public
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireFamille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3
Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis
Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Département Gestion des Entreprises et Administrations
(GEA)
Composition du service (effectifs) : 4,5 BIATSS
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l'IUT SD
Rattachement fonctionnel : Chef du département GEA
Description du poste : missions et activités
Gestion administrative
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l'activité du département
- Saisir, mettre en forme des documents divers
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique
- Retranscrire des informations orales et écrites
- Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers,
courriels, affichage, .) concernant les formations gérées
- Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement,
traçabilité, photocopies)
- Classer et archiver les documents
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes
- Participer aux opérations logistiques du département
Gestion pédagogique
- Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants
- Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants
- Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING
- Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING
- Gestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres
et craies)
- Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants
- Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les
enseignants, saisie des notes sur le logiciel APOGEE.), classer et archiver les résultats
- Editer les bulletins de notes et les attestations de réussite
- Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage
- Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants
- Participer en soutien du chef de département à la gestion des demandes de recrutement, de
candidature et de poursuite d'étude à l'exclusion des décisions
- Participer au maquettage des formations sur APOGEE
Gestion des conventions de stage
- Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres.)
- Répondre aux sollicitations du SFCA
Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE, HYPERPLANNING, PEGASE (à venir), TEAMS et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel
Conditions particulières d'exercice
Disponibilité en fonction de l'activité de l'IUT : contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des enseignements
Missions éligibles au télétravail : toutes les missions à l'exception de l'accueil physique du public
