Coordinateur / Coordinatrice pédagogique

Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G 4-1 E

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Direction de la Formation (DF) / Pôle pilotage et suivi de l'offre de formation /
Service des inscriptions administratives et des diplômes (SIAD)
Composition du service (effectifs) : 4
Fonction d'encadrement : Oui - Nombre d'agents à encadrer : 3
Rattachement hiérarchique : Responsable du SIAD
Description du poste : missions et activités
Assurer les opérations relatives à la délivrance des diplômes de l'ensemble des filières de
l'établissement soit environ 18000 diplômés par année.
Encadrement des diplômes :
- Superviser l'édition et la délivrance des diplômes
- Diriger et animer une équipe/Encadrer 3 agents (entretiens professionnels, formations, .)
- Veiller à la mise en application des textes règlementaires en matière de diplômes
- Assurer la communication avec les composantes de l'université
- Superviser la gestion du courrier
- Recevoir les étudiants sur des situations précises ou litigieuses
- Répondre aux demandes de certifications de diplômes
- Superviser les doubles diplomations
- Organiser l'archivage
- Ecrire et mettre à jour les procédures administratives
- Assurer la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
- Contribuer aux groupes de travail liés à la migration vers le nouveau logiciel (PEGASE)
Gestion des diplômes
- Préparer et éditer des diplômes en relation avec les secrétariats pédagogiques de composante et la
Direction des Systèmes Informatiques (vérification des procès-verbaux)
- Gérer des demandes d'authentification de diplômes
- Gérer des demandes de diplômes
- Gérer les convocations et accueillir des étudiants venant retirer leur(s) diplôme(s)
- Accueillir, informer et accompagner les usagers dans leurs démarches
- Réaliser le bilan annuel d'activité
- Participer/Réaliser une la veille juridique et partager les informations
- Réaliser les statistiques des activités du bureau (nombre total diplômes/nombre diplômes
édités/nombre duplicata, etc..
Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE-ACCESS
et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé

Connaissances / Savoir
- Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur
- Organisation et fonctionnement de l'établissement
- Connaissance de l'environnement professionnel : circuits de décision de l'Université, technique de
communication
Savoir faire
- Capacité à diriger une équipe
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe / Savoir hiérarchiser les
priorités
- Sens de l'écoute pour répondre efficacement aux nombreuses demandes des étudiants
- Bonnes qualités rédactionnelles et bonne expression orale
- Savoir rendre compte, alerter, proposer, répondre aux demandes
- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir concevoir des procédures et les formaliser
- Savoir entretenir les relations avec les services et les composantes
Savoir être
- Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
- Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
- Être disponible lors des pics d'activités et être réactif
- Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
- Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées