Chargé / Chargée d'accueil

Définition du poste :
Accueillir et réaliser toutes les activités pour renseigner, informer, orienter tous les usagers. Le (la) Chargé(e) d'accueil interviendra sur différentes activités administratives, logistiques, techniques dans le but de favoriser l'accueil et l'accompagnement des étudiants, des enseignants et des partenaires interne et externes.

Localisation du poste :
Direction/service : INSA Date de prise de poste souhaitée : 1/12/2024
Site : UPHF -INSA Quotité : 100 %

Missions ou activités spécifiques liées au poste :
Accueil, renseignement, information, orientation
- Accueillir, orienter et renseigner les utilisateurs, y compris à distance
- S'adapter au profil des utilisateurs
Respect du règlement intérieur de l'université
- Veiller à l'actualisation des différents documents relatifs à la réglementation
Maintenance des bâtiments et des espaces
- Participer aux réaménagements des salles et zones d'accueil des usagers (effectuer un état des lieux des salles, informer en cas d'absence de matériel, de casse.)
- Centraliser le matériel et les équipements (câbles, vidéoprojecteurs, .) à destination des enseignants
Soutien logistique de l'activité du service
- Vérifier les stocks, biens. (stocks à l'accueil de fournitures de bureau, d'équipement des documents, consommables.)
- Centraliser et transmettre les demandes de reprographie pour les cours à la demande des enseignants
Surveillance et contrôle
- Déceler, rechercher les situations de danger, avertir les personnes compétentes et intervenir en cas de nécessité (accidents, sinistres, incidents)
- Veiller à l'application des règles de sécurité
Qualité
- Proposer et mettre en œuvre des améliorations fonctionnelles, sur la base des remarques des utilisateurs
- Participer à la mise en place des dispositifs de recueil des attentes des publics internes et externes
- Participer à la rédaction de rapports et de documents à destination des personnels, enseignants et étudiants
Gestion des recrutements étudiants (plateforme E-candidat)
- Mettre à jour le paramétrage de la plateforme
- Suivre les vœux émis par les candidats et participer aux réunions de délibération
- Réorienter si besoin les étudiants sur une autre plateforme de candidature (Etudes en France)
- Saisir et valider les résultats / avis dans les plateformes
- Répondre aux questions des étudiants sur l'avancée de leurs candidatures
- Gérer les éventuels recours
Activités spécifiques liées au poste
- Aide à la préparation et participation aux événements tels que Journée Portes Ouvertes, Cérémonie de Remise des Diplômes

Compétences et connaissances requises :
- Savoirs : Maitrise de l'anglais -Gestion de l'information -Technique de communication - Techniques d'accueil - Organisation du système éducatif - Bureautique et outils collaboratifs -
- Savoir Faire : Travailler en équipe- Savoir gérer les aléas - Accompagner - Structure son travail - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Compétences comportementales :
Etre à l'écoute, Rigueur/fiabilité - Réactivité - Sens de l'organisation
Maitrise de soi - Sens relationnel - Capacité d'adaptation
Sens des responsabilités / fiabilité - Travail en équipe
Apporter une réponse à des besoins spécifiques - Appliquer et mettre en œuvre des procédures et règles
Capacité à actualiser ses connaissances- Capacité d'initiative / créativité - Capacité à travailler sous pression et à gérer le stress

Diplôme, formation ou expérience requise :
Bac à Bac +2 : accueil - commerce - gestion - sécurité