informations générales
Saint-Philbert-de-Grand-Lieu
Sous l'autorité de la Direction de la Vie Locale, vous dirigez, coordonnez et animez le Service Relations Citoyens. Vous avez la responsabilité d'une équipe de 4 agents et êtes garant de la qualité de l'accueil des usagers et du bon fonctionnement du service. Vous participez au développement et orientations stratégiques en matière d'accueil (Guichet unique). Vous êtes force de proposition pour moderniser et optimiser les différentes activités du service. Vous pilotez l'organisation de travail quotidien.
Missions :
1. Organisation de l'activité du service
o Organisation de l'activité pour garantir la continuité, la réactivité et la qualité du service
o Garantir et sécuriser les actes : assurer le recueil de procédures, la veille et l'appui réglementaire, contrôler et diffuser les bonnes pratiques, contribuer à la régulation du public le cas échéant
o Gestion des dossiers en propre : pilotage des élections, recensement de la population.
o Collaborer étroitement avec les associations et acteurs externes (préfecture, CERT, ANTS etc.)
2. Management de l'équipe et partenariat
o Management de l'équipe du Service Relations Citoyens composée de 4 agents (gestion du temps de travail, informer et animer l'équipe, évaluer l'activité des agents, développer leurs compétences, identifier les besoins en formations etc.)
o Développement et suivi du guichet unique, en direct (activités CNI-passeport dans le cadre du DR, réservation des salles et équipements municipaux, suivi administratif de la vie associative, procédure saisie par voie électronique) et en transversalité avec les autres services de la collectivité (accueil physique, téléphonique et numérique des administrés et organismes)
o Administration des logiciels métier : en lien avec le service informatique, superviser les migrations, assurer l'interface avec les administrations partenaires.
o Déployer le projet de service et décliner en plan d'actions les objectifs fixés par la direction.
3. Suivi administratif et financier du service
o Élaboration et suivi de l'exécution budgétaire du service
o Assurer une veille réglementaire sur la législation et la jurisprudence
o Piloter le suivi de l'activité et de la production des statistiques du service
Activités secondaires
1. Accompagner, soutenir et suppléer les agents dans leurs différentes fonctions
2. Préparation et participation aux élections
3. Participation à la coordination des évènements de la Vie Locale
Particularité du poste : travail ponctuellement le samedi selon les cycles
PROFIL RECHERCHÉ
Savoirs
Solides connaissances en droit civil et maitrise du cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités
Très bonnes connaissances de la réglementation en matière d'état-civil, d'élections, de gestion des cimetières et du fonctionnement des collectivités territoriales
Maîtrise des techniques d'accueil et des règles de communication, capacité à gérer les conflits
Aptitudes au management et expérience en gestion d'équipe
Capacité à se positionner en tant qu'encadrant en interne, face aux partenaires et élus
Aptitudes à l'animation de réunions
Maîtrise de la méthodologie de projet
Maîtrise de l'orthographe
Savoir faire
Capacité à gérer, planifier, coordonner et déléguer les activités du service
Capacité à porter les orientations municipales et à adapter sa posture en fonction de ses interlocuteurs
Capacité à produire des tableaux de bord, documents de travail synthétiques, précis et fiables
Participer à la conduite de projets au sein d'une collectivité
Savoir organiser le suivi de la liste électorale et des scrutins Gestion des actes d'état civil
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels dédiés
Compétences, aptitudes
Qualités relationnelles et managériales confirmées
Sens de l'organisation, Rigueur et Réactivité
Sens du travail en équipe
Expérience sur un poste similaire souhaité
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMissions :
1. Organisation de l'activité du service
o Organisation de l'activité pour garantir la continuité, la réactivité et la qualité du service
o Garantir et sécuriser les actes : assurer le recueil de procédures, la veille et l'appui réglementaire, contrôler et diffuser les bonnes pratiques, contribuer à la régulation du public le cas échéant
o Gestion des dossiers en propre : pilotage des élections, recensement de la population.
o Collaborer étroitement avec les associations et acteurs externes (préfecture, CERT, ANTS etc.)
2. Management de l'équipe et partenariat
o Management de l'équipe du Service Relations Citoyens composée de 4 agents (gestion du temps de travail, informer et animer l'équipe, évaluer l'activité des agents, développer leurs compétences, identifier les besoins en formations etc.)
o Développement et suivi du guichet unique, en direct (activités CNI-passeport dans le cadre du DR, réservation des salles et équipements municipaux, suivi administratif de la vie associative, procédure saisie par voie électronique) et en transversalité avec les autres services de la collectivité (accueil physique, téléphonique et numérique des administrés et organismes)
o Administration des logiciels métier : en lien avec le service informatique, superviser les migrations, assurer l'interface avec les administrations partenaires.
o Déployer le projet de service et décliner en plan d'actions les objectifs fixés par la direction.
3. Suivi administratif et financier du service
o Élaboration et suivi de l'exécution budgétaire du service
o Assurer une veille réglementaire sur la législation et la jurisprudence
o Piloter le suivi de l'activité et de la production des statistiques du service
Activités secondaires
1. Accompagner, soutenir et suppléer les agents dans leurs différentes fonctions
2. Préparation et participation aux élections
3. Participation à la coordination des évènements de la Vie Locale
Particularité du poste : travail ponctuellement le samedi selon les cycles
PROFIL RECHERCHÉ
Savoirs
Solides connaissances en droit civil et maitrise du cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités
Très bonnes connaissances de la réglementation en matière d'état-civil, d'élections, de gestion des cimetières et du fonctionnement des collectivités territoriales
Maîtrise des techniques d'accueil et des règles de communication, capacité à gérer les conflits
Aptitudes au management et expérience en gestion d'équipe
Capacité à se positionner en tant qu'encadrant en interne, face aux partenaires et élus
Aptitudes à l'animation de réunions
Maîtrise de la méthodologie de projet
Maîtrise de l'orthographe
Savoir faire
Capacité à gérer, planifier, coordonner et déléguer les activités du service
Capacité à porter les orientations municipales et à adapter sa posture en fonction de ses interlocuteurs
Capacité à produire des tableaux de bord, documents de travail synthétiques, précis et fiables
Participer à la conduite de projets au sein d'une collectivité
Savoir organiser le suivi de la liste électorale et des scrutins Gestion des actes d'état civil
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels dédiés
Compétences, aptitudes
Qualités relationnelles et managériales confirmées
Sens de l'organisation, Rigueur et Réactivité
Sens du travail en équipe
Expérience sur un poste similaire souhaité
