Assistant(e) administratif(tive) de projet

Au sein du Service Suivi Formation, l'agent.e aura pour missions principales :
D'assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique d'un service, d'une unité ou de projets et / ou de réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Conditions particulières d'exercice
Famille d'activité professionnelle Correspondance statutaire
ACTIVITES SPECIFIQUES :
- Instances réglementaires :
o Préparer les instances réglementaires liées à l'offre de formation de l'UJMM : CFVU, Commission R1C (réforme des études en Santé...) : collecter et vérifier les documents et informations des composantes, ordre du jour, présentation, rédaction du PV en lien avec la Responsable de la cellule du Suivi de Formation, la Direction de la DFIP et le VP à la Formation.
o Veiller au respect des échéances et organiser la préparation des délibérations en CFVU pour les sujets en lien avec les formations (capacités, MCC.)
o Préparer et mettre à la signature les actes administratifs.

- RECOURS : En lien avec les composantes, instruire les dossiers de recours et préparer les réponses pour le VP Formation
- CESURE : Assurer le suivi administratif, la vérification de la conformité réglementaire en relation avec les composantes et la Présidence. Saisir les éléments nécessaires sur Apogée pour l'inscription des étudiants en césure en lien avec le service AFAF. Travailler en collaboration avec le service Cap Avenir afin de maintenir le lien entre la démarche administrative de la césure, gérée par la cellule Suivi de Formation, et la démarche d'accompagnement, gérée par le service Cap Avenir.
- JURYS : Assurer le suivi et la vérification des actes sur le plan réglementaire en relation avec les composantes et la Présidence. Préparer et mettre à la signature les actes administratifs (arrêtés de jurys, .) . Gérer les jurys des baccalauréats généraux et technologiques.
- Les scolarités de composantes : Vérifier la conformité de la règlementation nationale de l'établissement en matière de scolarité.
- Animation d'ateliers professionnels : destinés aux composantes et avec un objectif de mise en réseau en lien avec les autres membres de l'équipe et du responsable administratif.

Ces missions sont susceptibles d'évolution compte tenu des avancées technico-fonctionnelles et réglementaires liées au domaine de la Formation.
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES
- Savoirs
- Principes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Droit des examens et concours
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Culture internet
- Techniques de communication
- Langue anglaise : A1 à A2 (Cadre européen commun de référence pour les langues)
- Avoir des connaissances approfondies sur l'organisation et le fonctionnement de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
- Maitriser l'organisation décisionnelle à l'Université