Assistant / Assistante de service formation

Principales missions :

Vous assurez le bon fonctionnement logistique et administratif de l'ensemble des activités de formation, de l'ouverture d'un dossier d'actions de formation jusqu'à sa clôture.

Vous réalisez également les tâches suivantes:

- Ouverture du dossier sur le progiciel informatique dédié
- Finalisation des conventions à partir des informations transmises par le conseil en formation et le formateur concerné
- Organisation logistique des formations
- Réservation de salle et du matériel pédagogique
- Préparation des jurys d'examens (si nécessaire)
- Impression des supports pédagogiques
- Suivi du planning des formations
- Logistique des hôtels, restaurants
- Échanges avec les stagiaires
- Information téléphonique sur le déroulement administratif du stage
- Réponse aux questions administratives posées par e-mail
- Communication avec les apprenants, transmission des informations nécessaires :
- Convocation, courriers, transmission des programmes et documents pédagogiques, etc.
- Accueil des apprenants dans les locaux à l'ouverture de l'action de formation
- Collecte des informations : feuilles d'émargement, attestations, suivi des absences, etc.
- Facturation et encaissement
- Établissement des préfactures
- Adressage au client et/ou à l'organisme financeur
- Pilotage des relevés de présences
- Suivi des conventions
- Suivi post formation
- Élaboration du rapport d'activité par action de formation
- Saisie des tableaux de bord de gestion mensuelle
Relations avec des partenaires.