Assistant / Assistante du service personnel

Sous l'autorité du Directeur des affaires juridiques, le pôle chargé du suivi de l'obligation de service des élèves polytechniciens (Pôle Pantoufle) a pour mission de s'assurer que les anciens élèves ingénieurs de l'École polytechnique ont rempli leur obligation de servir l'État durant 10 ans à compter de leur sortie de l'École, soit qu'ils seront entrés dans un corps de fonctionnaires de l'État dont une partie du recrutement est assurée au titre de places réservées à des diplômés de l'École, soit qu'ils auront effectué du temps de service public auprès d'une administration ou assimilé, ou d'un organisme privé assurant une mission de service public.

Le dispositif a fait l'objet d'une réforme en 2015 qui implique de suivre un plus grand nombre d'élèves et des échanges plus récurrents avec eux. Une plateforme informatique dédiée permet aux élèves de transmettre directement leurs informations de carrière et au Pôle Pantoufle de recueillir les informations de suivi et d'assurer l'analyse des différentes situations.

Sous l'autorité du Responsable Pantoufle, vous aurez pour rôle d'assurer le suivi du respect de l'obligation décennale de service public des anciens élèves polytechniciens.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :
* Envoyer des courriers types d'information aux anciens élèves et traiter les réponses et relances ;
* Analyser les informations transmises par les anciens élèves via l'outil dédié ;
* Préparer des décisions et avis de remboursement correspondants avant traitement par les directions financières et comptables ;
* Gérer et suivre les réclamations ;
* Gérer les demandes de remises gracieuses et demandes d'exonérations ;

Activités complémentaires :
* Exploiter et implémenter des données dans les tableaux de bords et de suivi des dossiers et des recettes correspondantes ;
* Élaborer, préparer et contrôler les actes de gestion ;
* Suivre les contentieux engagés par les élèves et anciens élèves dans le domaine (gestion des délais, suivi des procédures en cours.)

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement (SACE, IFSE 2) ou par voie contractuelle.

Vous bénéficierez des avantages suivants :
* 25 jours de congés + 18 RTT
* Télétravail en fonction du poste
* Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%
* Des services (restaurant d'entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
* Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place
* Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées

L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle.).

Vous êtes notre perle rare car :
Vous êtes titulaire d'un bac + 2 (de préférence juridique) et justifiez d'un minimum de 3 à 5 ans d'expérience professionnelle dans des métiers de gestion et suivi de dossier de personnel et/ou fournisseurs, clients.

Vous êtes dynamique, force de proposition, rigoureux et organisé(e). Vous êtes reconnu(e) pour avoir de bonnes capacités de communication à l'oral comme à l'écrit.

Vous avez une bonne maitrise des outils de bureautiques (pack office).