Assistant / Assistante de manager

Assistant Manager/Hôte d'accueil H/F
Nous recherchons un Assistant Manager/Hôte d'accueil H/F avec la conviction que chaque personne a un potentiel unique et que nul n'est inemployable.
Devenir Assistant Manager/Hôte d'accueil H/F chez Talent Solutions, c'est accueillir et informer des salariés dans le cadre du service délivré pour le Conseil en Evolution Professionnelle.

Découvrez la mission que nous vous proposons.
Le Pilote a pour mission d'assister le Responsable de site et l'équipe dans la coordination et l'organisation des agences. Il a pour missions d'accueillir, renseigner et d'orienter l'ensemble des visiteurs. Sous l'autorité du responsable de site, assure le suivi administratif de l'activité. Il peut être amené à se déplacer sur les différents sites du périmètre, et se voir confier par le responsable de site la responsabilité des tâches particulières.

Les missions qui vous attendent :
Accueillir des bénéficiaires et gestion des plannings :

- Gérer l'accueil physique et téléphonique
- Réceptionner et dispatcher le courrier
- Saisir et suivre des informations dans les logiciels de gestion
- Maîtriser, réceptionner, contrôler et envoyer les éléments de la facturation
- Compléter les plannings des agences
- Réaliser les commandes fournisseurs
- Concevoir et envoyer les reportings d'activités
- Gérer les litiges, réclamations et avoirs
- Procéder au classement et aux archives en suivant l'organisation
- Participer à la vie du site : affichage des offres d'emploi, presse, rangement et organisation.

Logistique et via agence :
- Assurez la gestion des approvisionnements des sites du périmètre (fournitures, consommables, badges, clés.)
- Mettre à jour les affichages et s'assurer de la conformité des sites
- Être l'interlocuteur des fournisseurs, des services généraux et du service informatique
- Assurer une aide ponctuelle des bénéficiaires sur nos outils et dans leurs recherches
- Assurer la gestion des bases documentaires disponibles sur nos sites
- Contribuer à faciliter les échanges

Gestion administrative :
- Relancer les candidats pour les éléments nécessaires à la facturation et l'enregistrement de ces données dans le logiciel de gestion
- Assurer le support au traitement des rejets administratifs en lien avec la plateforme et les conseillers
- Participer à l'intégration et la formation de nouveaux conseillers sur la gestion administrative des dossiers
- Assurer la saisie des données reporting

Missions diverses :
- Rédiger des comptes-rendus de réunions d'équipes
- Participer à l'organisation d'évènements d'emploi
- Venir en support aux bénéficiaires pendant les ateliers à l'espace coworking


Les Assistant Manager/Hôte d'accueil H/F qui s'épanouissent dans cette mission ont en commun :

Les capacités suivantes :
- L'ouverture d'esprit
- Le sens de l'humain
- L'écoute active
- Le sens du résultat.

Des valeurs :
- Care
- Clarity
- Grow

Votre formation
Vous êtes diplômé-e d'une formation de niveau 4 minimum (Bac à bac+2 de type assistanat, gestion, etc.) et vous avez une expérience de 2 ans minimum dans un environnement RH ou similaire.

Vous disposez des connaissances et aptitudes suivantes :
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur...)
- Bon relationnel, capacité d'écoute et d'analyse du besoin
- Maîtrise des moyens de communications : téléphone, chat, vidéoconférence.
- Aisance rédactionnelle
- Rigueur, organisation, gestion des priorités
- Respect des engagements et délais imposés
- Sens du service et réactivité


Les chiffres clés du poste :
- CDD 6 mois renouvelable
- Horaires hebdomadaires : 36h30
- Rémunération : 24 680 euros brut/an sur 12 mois
- Avantages : Prime vacances, RTT, Plan Epargne Retraite (PERECOL), mutuelle, carte ticket restaurant, CE, mécénat de compétences (3 journées associatives/an), accords télétravail