Assistant / Assistante de gestion administrative

Missions

- Suivi administratif et financier des prestations de formation sur un Pole principal de formation avec selon les conventions des missions transversales dans l'organisme de formation
- Gère et coordonne les informations liées aux prestations de formation (par exemple : communication avec les apprenants, transmission des informations à l'équipe pédagogique, suivi technique auprès des interlocuteurs techniques des financeurs)
- Accueille et informe les différents interlocuteurs (par exemple : apprenants, entreprises, intervenants externes)
- Assure le suivi post-formation dans sa dimension administrative
- Assure la gestion administrative et économique des actions de formation en lien avec le responsable de formations (avec, par exemple, la production de documents : rapports d'activité, compte rendu)
- Saisie des temps de présence formateurs dans le logiciel dédié
o Sofia : Logiciel interne Stagiaires et salariés
o Rému, Form prof Déclaration heures stagiaires
o SAFIR : Facturation
o KAIROS pour la rémunération des stagiaires de la formation professionnelle

Activités
Suivi du Conventionnement :

- Ouverture du dossier sur les progiciels informatiques dédiés
- Finalisation des conventions à partir des informations transmises par le responsable de formation et adjoints, coordos, et les formateurs ou conseillers en insertion concernés

Échanges avec les stagiaires :

- Information téléphonique sur le déroulement administratif de la formation
- Réponses aux questions administratives posées tout au long du parcours
- Communication avec les apprenants, transmission des informations nécessaires
- Convocation, courriers, transmission des programmes et documents pédagogiques, etc.
- Accueil des apprenants dans les locaux à l'ouverture de l'action de formation
- Collecte des informations : feuilles d'émargement, attestations
- Constitution des dossiers d'indemnisation des stagiaires






Aide à la Facturation et à l'encaissement :

- Saisie des entrées, présences en fonction des plannings dans les applicatifs dédiés, vérification et validation des heures pour facturation (formateurs et stagiaires)
- Complétude des extranets liés aux prestations, récolte, scan et attachement des livrables, validation de la prestation
- Établissement des factures
- Adressage au client et/ou à l'organisme financeur
- Suivi du règlement
- Relance des impayés
- Suivi post-formation
- Elaboration du rapport d'activité par action de formation
- Saisie des tableaux de bord de gestion mensuelle

Compétences à mobiliser pour le poste :



Savoir-faire :

- Montage et suivi d'un dossier de convention de son ouverture jusqu'à sa clôture
- Aisance informatique générale
- Organisation, planification
- Pré facturation
Connaissances :

- Logiciel du pack office
- Secrétariat (classement, courriers, etc.) ;
- Concepts et termes techniques de l'univers de la formation


Aptitudes :

- Accueil de tout type de public et demandes avec diplomatie et patience
- Rigueur
- Discrétion/confidentialité respect des données RGPD
- Sens du service interne et externe
- Travail en équipe
- Force de proposition


Formation et expérience souhaitées :

- Formation initiale : BTS / niveau Bac + 3
- Expérience dans l'univers de la formation sur des fonctions similaires