Assistant / Assistante de gestion administrative

Vous assisterez Monsieur le Maire dans l'organisation de son quotidien. A cet effet, vous gérez son emploi du temps, articuler les priorités des rendez-vous, effectuez le traitement et le suivi des courriers qui lui sont adressés. Vous assurerez l'interface avec les services, les usagers, et les partenaires institutionnels.

Missions / conditions d'exercice :

- Gérer les agendas de Monsieur le Maire :
- Programmer et organiser les rendez-vous en lien avec les partenaires, et/ou les services en identifiant les priorités avec Monsieur le Maire,
- Organiser les déplacements de Monsieur le Maire et garantir un suivi des déplacements,
- Transmettre les notes de frais diverses au service financier.

- Assurer la réception des appels téléphoniques destinés à Monsieur le Maire :
- Prendre des messages,
- Transmettre des informations au Maire,
- Le cas échéant, chercher l'information auprès des services,
- Assurer le suivi de la demande, et communiquer les suites qui y sont données.

- Réceptionner les courriers signalés et les suivre :
Le cas échéant, prendre les contacts nécessaires pour obtenir le projet de réponse auprès des services.

- Organiser des réunions et des commissions et y assister au besoin :
- Réserver des salles, inviter des membres, préparer des fonds de dossiers,
- Assurer la prise de notes,
- Au besoin, rédiger des comptes-rendus et les diffuser,
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

- Participer au besoin en appui à la vie du service des « Assemblées et Direction ».

Sujétions particulières :
- Variabilité des horaires,
- Exceptionnellement : réunions en fin de journée.

Compétences techniques :
- Maîtrise de l'outil informatique (Outlook, Word, Excel), téléphonie, partage des agendas.
- Principes rédactionnels des notes de synthèses.