informations générales
Champs-sur-Marne
La direction Edition Formation du CSTB est à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Gestion en CDD pour une durée de 6 mois sur son site de Champs-sur-Marne (77).
Vous aurez pour missions :
-Assurer la gestion administrative et le support logistique pour la Direction :
-Gestion du courrier et des documents administratifs : rédaction, réception, tri, gestion des courriers sortants internes et externes, signature, expédition, classement et archivage
-Gestion des appels, des agendas, des rendez-vous et de l'accueil des visiteurs pour le responsable ou les membres de la Direction Editions Formations.
-Gestion des missions et logistique : gestion des déplacements, des notes de frais, des réservations de salles, de la restauration et des véhicules
-Gestion du planning des congés des membres de la Direction
-Gestion des fournitures : prise en charge des commandes de fournitures
-Assistance dans la gestion de l'unité documentaire de la DEF (Qualité)
-Secrétariat : réalisation de diverses tâches de secrétariat sur demande
-Assurer la gestion des dépenses et le suivi des opérations de la Direction :
-Gestion des demandes d'achats et suivi des dossiers de la commande jusqu'à la facturation : contrôle des dossiers sous marché public, suivi des livraisons, création des entrées de marchandises, suivi des paiements, gestion des litiges de facturation.
-Mise à jour des tableaux de gestion pour assurer le suivi des dépenses de la direction et permettre le suivi budgétaire par le directeur
-Gestion des contrats formateurs : rédaction, envoi et suivi des réceptions en collaboration avec la division Ingénierie et Service de Formations
-Assistance à l'Assistante de Direction dans la gestion des statistiques du chiffre d'affaires de la direction
-Gestion courante : réalisation de diverses tâches de gestion sur demande, telles que la réalisation des notes de facturation interne, la saisie des temps dans SAP.
-Assistance dans la gestion de l'activité Editions : déclaration des ouvrages à la Bibliothèque nationale de France, gestion des autorisations de reproduction entrantes et sortantes, et diffusion en interne et en externe des informations sur la parution de nos nouvelles publications/éditions.
Profil (formations, compétences, expériences.):
-De formation type Bac+2/Bac+3 vous avez déjà une expérience de 3 ans minimum dans la fonction d'assistante de gestion.
-Vous avez une bonne communication orale et écrite.
-Vous avez le « Sens client » vis-à-vis des clients internes et de la relation fournisseurs, Réactivité, Organisation / Méthode / Polyvalence, Esprit d'équipe, Sérieux / Discrétion / Ecoute / Attention.
-Maîtrise Pack Office Excel, Word, PPT, + SharePoint
-Connaissance SAP
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVous aurez pour missions :
-Assurer la gestion administrative et le support logistique pour la Direction :
-Gestion du courrier et des documents administratifs : rédaction, réception, tri, gestion des courriers sortants internes et externes, signature, expédition, classement et archivage
-Gestion des appels, des agendas, des rendez-vous et de l'accueil des visiteurs pour le responsable ou les membres de la Direction Editions Formations.
-Gestion des missions et logistique : gestion des déplacements, des notes de frais, des réservations de salles, de la restauration et des véhicules
-Gestion du planning des congés des membres de la Direction
-Gestion des fournitures : prise en charge des commandes de fournitures
-Assistance dans la gestion de l'unité documentaire de la DEF (Qualité)
-Secrétariat : réalisation de diverses tâches de secrétariat sur demande
-Assurer la gestion des dépenses et le suivi des opérations de la Direction :
-Gestion des demandes d'achats et suivi des dossiers de la commande jusqu'à la facturation : contrôle des dossiers sous marché public, suivi des livraisons, création des entrées de marchandises, suivi des paiements, gestion des litiges de facturation.
-Mise à jour des tableaux de gestion pour assurer le suivi des dépenses de la direction et permettre le suivi budgétaire par le directeur
-Gestion des contrats formateurs : rédaction, envoi et suivi des réceptions en collaboration avec la division Ingénierie et Service de Formations
-Assistance à l'Assistante de Direction dans la gestion des statistiques du chiffre d'affaires de la direction
-Gestion courante : réalisation de diverses tâches de gestion sur demande, telles que la réalisation des notes de facturation interne, la saisie des temps dans SAP.
-Assistance dans la gestion de l'activité Editions : déclaration des ouvrages à la Bibliothèque nationale de France, gestion des autorisations de reproduction entrantes et sortantes, et diffusion en interne et en externe des informations sur la parution de nos nouvelles publications/éditions.
Profil (formations, compétences, expériences.):
-De formation type Bac+2/Bac+3 vous avez déjà une expérience de 3 ans minimum dans la fonction d'assistante de gestion.
-Vous avez une bonne communication orale et écrite.
-Vous avez le « Sens client » vis-à-vis des clients internes et de la relation fournisseurs, Réactivité, Organisation / Méthode / Polyvalence, Esprit d'équipe, Sérieux / Discrétion / Ecoute / Attention.
-Maîtrise Pack Office Excel, Word, PPT, + SharePoint
-Connaissance SAP
