informations générales
Saint-Martin-d'Hères
Assurer la gestion administrative des services pédagogique, commercial, administrative, support de la direction de l'établissement, notamment autour des axes suivants :
Secrétariat administratif
-Gérer le courrier, les e-mails et assurer un premier filtrage des appels destinés à la direction ou aux services concernés.
-Assurer le classement et l'archivage (physique et numérique) des dossiers et documents.
-Mettre à jour les répertoires internes, trombinoscopes, organigrammes et supports de communication interne.
-Participer à l'organisation logistique des réunions et événements (invitations, réservation de salles, connexion visio, préparation des supports).
-Préparer les dossiers nécessaires pour les réunions (rassembler les documents, établir des synthèses) et, si besoin, y assister.
-Rédiger des notes, comptes-rendus ou rapports à la demande de la direction et en assurer la diffusion.
-Contribuer à la mise à jour des tableaux de bord et bases de données administratives courantes.
Service Commercial ADV
-A détailler après échanges avec les RDEV des différentes marques
-Réunir et contrôler les documents nécessaires à la facturation (contrats, bulletins d'inscription, etc.).
-Saisir, dans les outils internes (ex. IGOR), les informations relatives aux apprenants (création du dossier administratif, vérification des pièces).
-Être le relais et un appui administratif des services ADV
-Relayer les demandes d'informations des apprenants aux services concernés
Salons/JPO/évènements B-to-C
-Participer à la préparation et à l'organisation des événements commerciaux
-Participer aux évènements en fonction des besoins
-Répondre aux demandes d'informations issues du site web (à valider
Concours
-Gérer l'administratif des concours (vérification des dossiers)
-Assurer l'accueil des journées de concours en fonction des besoins
Inscription
S'assurer d'un dossier complet et d'un suivi régulier sur le dossier de l'apprenant
-Administrer et gérer les inscriptions administratives des étudiants
-Suivi et collecte de la CVEC
-Suivi et collecte des dossiers de bourses externe
-Suivi et collecte de leurs diplômes
-Suivi et remise des cartes étudiante
-Gérer les réinscriptions N+1 et les mise à jour des dossiers des étudiants
Entreprise
-Mettre à jour les bases de données et fichiers entreprise
-Participer à la préparation et à l'organisation des événements entreprises
Veiller à la qualité documentaire et au respect des procédures
Service Pédagogique
-A détailler après échanges avec les RP des différentes marques
En fonction des temps forts, peut être amenée à épauler le service pédagogique (gestion des absences apprenants, gestion des examens)
Faciliter la circulation d'information entre les différents services de l'établissement et avec tous les services supports transverses.
-Assurer le lien entre les différentes marques d'école de l'établissement et les services supports transverses.
-Contribuer à une bonne communication interne en relayant les informations clés.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireSecrétariat administratif
-Gérer le courrier, les e-mails et assurer un premier filtrage des appels destinés à la direction ou aux services concernés.
-Assurer le classement et l'archivage (physique et numérique) des dossiers et documents.
-Mettre à jour les répertoires internes, trombinoscopes, organigrammes et supports de communication interne.
-Participer à l'organisation logistique des réunions et événements (invitations, réservation de salles, connexion visio, préparation des supports).
-Préparer les dossiers nécessaires pour les réunions (rassembler les documents, établir des synthèses) et, si besoin, y assister.
-Rédiger des notes, comptes-rendus ou rapports à la demande de la direction et en assurer la diffusion.
-Contribuer à la mise à jour des tableaux de bord et bases de données administratives courantes.
Service Commercial ADV
-A détailler après échanges avec les RDEV des différentes marques
-Réunir et contrôler les documents nécessaires à la facturation (contrats, bulletins d'inscription, etc.).
-Saisir, dans les outils internes (ex. IGOR), les informations relatives aux apprenants (création du dossier administratif, vérification des pièces).
-Être le relais et un appui administratif des services ADV
-Relayer les demandes d'informations des apprenants aux services concernés
Salons/JPO/évènements B-to-C
-Participer à la préparation et à l'organisation des événements commerciaux
-Participer aux évènements en fonction des besoins
-Répondre aux demandes d'informations issues du site web (à valider
Concours
-Gérer l'administratif des concours (vérification des dossiers)
-Assurer l'accueil des journées de concours en fonction des besoins
Inscription
S'assurer d'un dossier complet et d'un suivi régulier sur le dossier de l'apprenant
-Administrer et gérer les inscriptions administratives des étudiants
-Suivi et collecte de la CVEC
-Suivi et collecte des dossiers de bourses externe
-Suivi et collecte de leurs diplômes
-Suivi et remise des cartes étudiante
-Gérer les réinscriptions N+1 et les mise à jour des dossiers des étudiants
Entreprise
-Mettre à jour les bases de données et fichiers entreprise
-Participer à la préparation et à l'organisation des événements entreprises
Veiller à la qualité documentaire et au respect des procédures
Service Pédagogique
-A détailler après échanges avec les RP des différentes marques
En fonction des temps forts, peut être amenée à épauler le service pédagogique (gestion des absences apprenants, gestion des examens)
Faciliter la circulation d'information entre les différents services de l'établissement et avec tous les services supports transverses.
-Assurer le lien entre les différentes marques d'école de l'établissement et les services supports transverses.
-Contribuer à une bonne communication interne en relayant les informations clés.
