Assistant/Assistante de gestion administrative du personnel

L'Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l'ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l'innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
Rejoindre l'Inserm, c'est intégrer un institut engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

L'UMR-S 1250 est une Unité mixte de recherche, sous la cotutelle de l'Inserm et de l'Université de Reims Champagne-Ardenne (URCA), qui a été créée en janvier 2018. C'est une équipe multidisciplinaire impliquant des chercheurs, des enseignants-chercheurs en biologie cellulaire, en histologie, en bactériologie, en informatique, en physiologie et en pneumologie ainsi que des cliniciens du CHU de Reims.

Adresse:
Inserm UMR-S 1250
CHU Maison-Blanche
45, rue Cognacq-Jay
51092 REIMS Cedex

Mission principale:
Réaliser des activités polyvalentes de gestion administrative, financière et de ressources humaines du laboratoire en autonomie et dans le respect des règles et des procédures applicables au domaine de la recherche en santé.

Activités principales:
Instruire les dossiers en s'assurant de leur régularité juridique, administrative et financière ;
Suivre la mise en place du budget du laboratoire et son exécution en lien avec les partenaires institutionnels ;
Engager des commandes dans les outils de gestion budgétaire dédiés et prendre en charge la réception des matériels et fournitures ;
Gérer les relations avec les fournisseurs ;
Etablir les dossiers de recrutement et les conventions de stage avec le service RH ;
Organiser les déplacements des personnels du laboratoire ;
Structurer et alimenter les bases de données ;
Procéder à l'archivage physique et/ou numérique des pièces administratives ;
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.

Spécifiés et environnement du poste:
Horaires de travail compatibles avec ceux de l'Unité,
Possibilité de travailler en horaires décalés selon les besoins de service,
Déplacements éventuels pour formations, congrès et séminaires.

Connaissances:
Notions d'anglais souhaitées
Modes de fonctionnement des administrations publiques souhaité
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication

Savoir-faire:
Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers ;
Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble des domaines de gestion ;
Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure ;
Informer sur le règlement intérieur ;
Répondre aux demandes d'information en interne et en externe ;
Participer à l'organisation de colloques et conférences ;
Savoir utiliser des logiciels du domaine ;
Bonne maitrise du pack office ;
Savoir gérer son activité dans un calendrier ;
Savoir travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes ;
Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer ;
Savoir rendre compte de son activité.

Aptitudes:
Sens des responsabilités ;
Sens de l'organisation ;
Sens de l'équipe ;
Sens de l'écoute ;
Sens de la confidentialité.

Expériences souhaités:
En gestion financière et administrative dans le domaine public