informations générales
Avanton
Poste d'assistante de direction à pourvoir rapidement pour un remplacement et possibilité d'un CDI par la suite
L'assistante de direction est responsable de l'organisation, de la gestion et du suivi administratif des activités de la direction. Elle assure un rôle de soutien, facilite la communication interne et externe, et contribue au bon fonctionnement des activités de la direction.
Profil souhaité : Vous avez de l'expérience sur un poste similaire et idéalement vous maîtrisez
Responsabilités :
1. Gestion de l'agenda de la direction :
o Planifier, organiser et gérer l'agenda de la direction.
o Coordonner et planifier les réunions, déplacements et autres engagements.
o Gérer les priorités et anticiper les imprévus.
2. Organisation des réunions et des événements :
o Organiser les réunions, rédiger et diffuser les comptes rendus.
o Préparer les documents de travail et les présentations nécessaires.
o Assurer la logistique des événements (réservations, déplacements, accueil des participants, etc.).
3. Traitement des courriers, emails et appels :
o Gérer et traiter les correspondances de la direction (réception, tri, réponse).
o Filtrer les appels téléphoniques et les emails, répondre ou transmettre les messages si nécessaire.
4. Gestion documentaire et archivage :
o Classer et organiser les documents importants (contrats, rapports, etc.).
o Assurer le suivi et l'archivage des documents physiques et numériques.
o Maintenir la confidentialité des informations.
5. Rédaction et communication :
o Rédiger des documents divers (notes, lettres, rapports) .
o Assurer la communication interne et externe en respectant la charte de l'entreprise, animer les réseaux sociaux.
6. Assistance administrative :
o Préparer et suivre les dossiers administratifs.
o Soutenir la direction dans diverses tâches administratives (préparation de dossiers, gestion des déplacements, saisie comptabilité et tva).
o Assurer le suivi budgétaire et la gestion des factures.
Compétences requises :
- Compétences organisationnelles : capacité à gérer un agenda complexe, à prioriser les tâches et à anticiper les besoins.
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, logiciels de gestion de mails.
- Excellente communication orale et écrite : maîtrise parfaite de l'orthographe et du style.
- Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement avec les différents niveaux hiérarchiques.
- Discrétion et confidentialité : respect des informations sensibles et des politiques internes de confidentialité.
- Gestion de projets : savoir organiser des événements ou des projets ponctuels en autonomie.
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Profil souhaité : Vous avez de l'expérience sur un poste similaire et idéalement vous maîtrisez
Responsabilités :
1. Gestion de l'agenda de la direction :
o Planifier, organiser et gérer l'agenda de la direction.
o Coordonner et planifier les réunions, déplacements et autres engagements.
o Gérer les priorités et anticiper les imprévus.
2. Organisation des réunions et des événements :
o Organiser les réunions, rédiger et diffuser les comptes rendus.
o Préparer les documents de travail et les présentations nécessaires.
o Assurer la logistique des événements (réservations, déplacements, accueil des participants, etc.).
3. Traitement des courriers, emails et appels :
o Gérer et traiter les correspondances de la direction (réception, tri, réponse).
o Filtrer les appels téléphoniques et les emails, répondre ou transmettre les messages si nécessaire.
4. Gestion documentaire et archivage :
o Classer et organiser les documents importants (contrats, rapports, etc.).
o Assurer le suivi et l'archivage des documents physiques et numériques.
o Maintenir la confidentialité des informations.
5. Rédaction et communication :
o Rédiger des documents divers (notes, lettres, rapports) .
o Assurer la communication interne et externe en respectant la charte de l'entreprise, animer les réseaux sociaux.
6. Assistance administrative :
o Préparer et suivre les dossiers administratifs.
o Soutenir la direction dans diverses tâches administratives (préparation de dossiers, gestion des déplacements, saisie comptabilité et tva).
o Assurer le suivi budgétaire et la gestion des factures.
Compétences requises :
- Compétences organisationnelles : capacité à gérer un agenda complexe, à prioriser les tâches et à anticiper les besoins.
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, logiciels de gestion de mails.
- Excellente communication orale et écrite : maîtrise parfaite de l'orthographe et du style.
- Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement avec les différents niveaux hiérarchiques.
- Discrétion et confidentialité : respect des informations sensibles et des politiques internes de confidentialité.
- Gestion de projets : savoir organiser des événements ou des projets ponctuels en autonomie.
