Assistant / Assistante de direction

Rattaché hiérarchique au Directeur Délégué, l'assistant(e) de direction l'accompagne et lui apporte un soutien essentiel pour faciliter ses missions. Il/elle réalise le secrétariat, prépare et suit les dossiers, gère son agenda, organise le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques. Il/elle fait l'interface entre le directeur délégué et les interlocuteurs internes et externes.

Pour cela, il prend en charge les activités suivantes :
- Accueil physique et téléphonique,
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et
archivage),
- Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda du chef d'établissement
- Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des
salles de réunion et des visioconférences
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés,
- Prises de notes et rédaction de comptes rendus de réunions,
- Secrétariat des instances de gouvernance (ordre du jour, convocation, procès-verbaux) : Directoire
et Conseil de surveillance
- Suivi et préparation des dossiers Droit du Patient :
- Demandes de dossiers médicaux
- Réception, suivi et traitement plaintes et réclamation
- Préparation de la Commission des Usagers (ordre du jour, convocation, procès-verbaux)
- Reproduction des documents,
- Classement et archivage des documents institutionnels : courriers, notes, comptes rendus,
décisions, arrêtés, autorisations .
- Faire des propositions de rédactions de courrier
- Préparer les dossiers de réunions
- Suivi des autorisations d'activité : demandes et renouvellements des dossier sur plateforme SI
auprès de l'Agence Régionale de Santé.