Assistant / Assistante de direction

Sous l'autorité de la direction de l'établissement et dans le respect de ses instructions, des protocoles et des procédures applicables à ses activités, l'assistante de direction intervient sur l'ensemble des affaires courantes, sur les aspects administratifs et organisationnels. Elle a des responsabilités importantes inscrites dans le cadre de l'administration des services, elle détient un poste clé dans le fonctionnement administratif. Elle assure la circulation de l'information entre la direction et les différents services.

Accueil orientation des usagers/ communication
- Assure l'accueil des résidents, des familles des visiteurs, renseigne les usagers par une présence physique, par email, par téléphone.
- Analyse la demande de ses interlocuteurs et les oriente.
- Entretient avec les différents partenaires de l'établissement (Elus, Trésorerie, ARS, CDG, CPAM, familles, fournisseurs, etc.) des relations de confiance basées sur la qualité de service.
- Propose à sa hiérarchie toute solution permettant de régler rapidement les litiges et contentieux liés à son activité.
- Participe à la conception et à la réalisation de tout document administratif et de tout support d'information visant à présenter l'activité de l'établissement.
- Gère la diffusion de l'information interne et externe tout en respectant la confidentialité nécessaire.

Gestion administrative
- Assure un premier tri du courrier (établissement, résidents...), affranchit le courrier, met à jour le répertoire téléphonique, la liste des résidents ainsi que les différents textes et documents associés à la fonction « Accueil »
- Elabore les lettres types destinées à répondre aux demandes de renseignements des familles ou des futurs résidents ou tout autre document à la demande de la direction.
- Gère la liste d'attente des résidents, constitue les dossiers de demande d'admission et suit l'instruction des dossiers en lien avec les logiciels dédiés.
- Apporte son aide au montage des dossiers avec les usagers.
- Prend en charge la constitution des dossiers (aide sociale, APA.), rassemblement des pièces et envoi des documents aux différents organismes, Assure leurs mises à jour au sein de la documentation administrative interne.
- Gère les réservations des repas des résidents et de leur famille en lien avec le service hôtelier.



Gestion comptable
- Tient la comptabilité de l'établissement (comptabilité M22) en lien étroit avec la direction et la trésorerie : saisie des pièces comptables titres et mandats et le suivi des différents actes et documents nécessaires au bon fonctionnement comptable et administratif de l'établissement.
- Transmet les pièces au comptable public.
- Réalise la facturation des différents types d'hébergement et des absences des résidents.
- Etablit les factures des repas des visiteurs et des agents.
- Passe les commandes auprès des fournisseurs, réception avec contrôle des factures, suivi et contrôle des consommations

Gestion des ressources humaines
- Réalise et assure le suivi des plannings et roulements d'équipes pluridisciplinaires travaillant 24/24 7/7.
- Répartit et gère les absences (congés, formations, récupération, maladie)
- Collecte et informatise les données de cette organisation : heures effectuées, jours fériés, nuits, absences.
- Remplit le tableau mensuel des éléments de paie et le transmet à la DRH.
- Rédige les déclarations d'Accident de Travail des personnels de l'établissement.
- Assure le suivi des éléments du dossier du personnel (contrat de travail et avenant, diplôme et stage de formation, arrêt de travail ou A.T, congés,

Participation à la vie du service
- Se conforme à la réglementation de l'établissement et du service (notes de service, tableaux, classeurs)
- Consulte quotidiennement le planning

Vous devez posséder des connaissances sur le secteur lié à la gérontologie