informations générales
Chevilly-Larue
Placé sous la responsabilité du directeur, l'Assistant de Direction (F/H) sera responsable de la bonne organisation de la collectivité (accueil public, gestion administrative, suivi comptable). Il a en charge les missions principales suivantes :
LOGISTIQUE/ACCUEIL
. Relier le Syndicat et la Ville (communications RH, courriers, parapheurs, etc.)
. Anticiper les besoins du fonctionnement du site (petites fournitures, consommable, problèmes techniques mineur signalés par le gardien) et passer les commandes correspondantes avec l'accord de la Direction.
. Suivis de congés.
. Missions spécifiques confiées par la direction (rédaction courriers, mails, prises de RDV, filtrer informations, etc.)
Seulement en absence du gardien :
. Accueillir et renseigner le public (usagers et convois funéraires)
. Gérer les appels téléphoniques
ACTIVITÉ 2 : FUNÉRAIRE/ADMINISTRATIF
. Appliquer le droit funéraire
. Assurer la gestion et la saisie des dossiers sur progiciel spécifique Arpège Requiem
. Délivrer, contrôler et éditer les titres de concessions
. Vérifier le droit à la propriété et à l'inhumation / exhumation
. Tenir et mettre à jour les registres et plans du cimetière
. Procéder à toutes les opérations d'attribution, emplacement, fermeture, mutation et renouvellement des concessions
. Préparation des documents du Syndicat, des dossiers des Conseils Syndicaux, rédaction des arrêtes et de tout document nécessaire au fonctionnement du site.
. Régisseuse suppléante.
. Gestion de l'agenda du Directeur.
. Organisation et la documentation des réunions, rendez-vous et déplacements ;
. Gestion du planning et le tri des correspondances ;
. Rédaction de supports de communication interne (comptes rendus, notes) et des tâches bureautiques (frappe de courrier) ;
. Préparation, l'archivage et le suivi de dossiers administratifs ;
. Organisation Evènements internes et externes (formations, réunions, réceptions) ;
ACTIVITÉ 3 : FONCTIONS ACCESSOIRES
. Seulement en absence du gardien : ouverture et fermeture des accès, surveillance du site, gestion des entreprises intervenantes.
Maîtrise des outils de la bureautique, sens de l'organisation, aisance relationnelle, ponctualité, discrétion, rigueur et disponibilité sont les qualités nécessaires pour réussir sur ce poste. Connaissances des finances publiques et du logiciel ASTRE fortement appréciée.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLOGISTIQUE/ACCUEIL
. Relier le Syndicat et la Ville (communications RH, courriers, parapheurs, etc.)
. Anticiper les besoins du fonctionnement du site (petites fournitures, consommable, problèmes techniques mineur signalés par le gardien) et passer les commandes correspondantes avec l'accord de la Direction.
. Suivis de congés.
. Missions spécifiques confiées par la direction (rédaction courriers, mails, prises de RDV, filtrer informations, etc.)
Seulement en absence du gardien :
. Accueillir et renseigner le public (usagers et convois funéraires)
. Gérer les appels téléphoniques
ACTIVITÉ 2 : FUNÉRAIRE/ADMINISTRATIF
. Appliquer le droit funéraire
. Assurer la gestion et la saisie des dossiers sur progiciel spécifique Arpège Requiem
. Délivrer, contrôler et éditer les titres de concessions
. Vérifier le droit à la propriété et à l'inhumation / exhumation
. Tenir et mettre à jour les registres et plans du cimetière
. Procéder à toutes les opérations d'attribution, emplacement, fermeture, mutation et renouvellement des concessions
. Préparation des documents du Syndicat, des dossiers des Conseils Syndicaux, rédaction des arrêtes et de tout document nécessaire au fonctionnement du site.
. Régisseuse suppléante.
. Gestion de l'agenda du Directeur.
. Organisation et la documentation des réunions, rendez-vous et déplacements ;
. Gestion du planning et le tri des correspondances ;
. Rédaction de supports de communication interne (comptes rendus, notes) et des tâches bureautiques (frappe de courrier) ;
. Préparation, l'archivage et le suivi de dossiers administratifs ;
. Organisation Evènements internes et externes (formations, réunions, réceptions) ;
ACTIVITÉ 3 : FONCTIONS ACCESSOIRES
. Seulement en absence du gardien : ouverture et fermeture des accès, surveillance du site, gestion des entreprises intervenantes.
Maîtrise des outils de la bureautique, sens de l'organisation, aisance relationnelle, ponctualité, discrétion, rigueur et disponibilité sont les qualités nécessaires pour réussir sur ce poste. Connaissances des finances publiques et du logiciel ASTRE fortement appréciée.
