Assistant / Assistante de direction

Fondé en 2004, COMEARTH est un centre d'externalisation de la Relation Client B2B et B2C qui accompagne PME et grands groupes dans tous les secteurs. Notre expertise : Un modèle unique et sur mesure de Gestion de la Relation Client, multicanal et innovant, 100 % Made in France. Nos atouts : Plus de 350 collaborateurs engagés, 90 % en CDI, une formation continue, un label RSE exemplaire et des valeurs fortes : Excellence, Innovation, Engagement et Responsabilité.
Notre promesse : Créer un environnement de travail positif et stimulant pour nos collaborateurs, car nous sommes convaincus que leur bonheur se traduit par des clients satisfaits.

Et si vous faisiez équipe avec nous ? Nous recherchons notre : Assistant de direction H/F
Poste basé à Orsay, à deux minutes à pied de la station Orsay-Ville (RER B)
CDI Asap

Prêt pour l'aventure COMEARTH ?

Votre mission

Rattaché(e) à notre Président Directeur Général, vous occupez une position stratégique au sein de l'entreprise. Vous l'assistez dans la gestion administrative, financière, commerciale et marketing de Comearth France et assurez la coordination des services internes afin de garantir une bonne fluidité de l'information et un fonctionnement optimum.

Vos missions s'inscrivent autour de trois principaux axes :

Accueil et Gestion Administrative :
- Tenir l'agenda du PDG : réunions internes, rendez-vous externes, réservations, déplacements, suivi des contacts
- Accueillir physiquement les clients, prospects et partenaires
- Prendre en charge le standard téléphonique, ainsi que le courrier : ouverture, tri, rédaction, envoi et archivage.
- Gérer le parc automobile : assurance, cartes essence, maintenance. (en lien avec le DSI)
- Organiser les évènements entreprise : séminaires, salons, cocktails/ déjeuners clients.
- Réaliser et suivi les achats des Services Généraux
- Tenir les plannings des salles de réunion, organisation des réunions (CODIR + Copil)
- Veiller à la conformité des contrats clients et fournisseurs et à la bonne tenue des dossiers

Gestion Financière :
- Transmettre les éléments comptables auprès du cabinet d'expert-comptable
- Suivre les comptes bancaires, pointage et rapprochement des écritures
- Gérer des notes de frais : réception, contrôle, validation, règlement
- Etablir les factures clients, envois, relances et recouvrement des factures
- Contrôler et suivre les factures et les échéanciers fournisseurs, règlements et classement
- Coordonner avec le DGO le suivi budgétaire

Gestion Commerciale / Marketing et Communication :
- Gérer de l'organisation des réunions de soutenance
- Mettre en forme des présentations sous PPT/ Word
- Rédiger notes de synthèse et comptes rendu de réunions commerciales et/ou opérationnelles, comités de direction.
- Participer aux projets de développement de l'entreprise

Nous proposons :
- Un CDI : du lundi au vendredi à pourvoir
- Statut : Cadre forfait jour
- Un salaire : de 33K à 36k suivant profil
- Un espace repas convivial où nos collaborateurs déjeunent sur place offrant les conditions nécessaires à des temps de pause agréables
- Un cadre de travail sympa et stimulant (salle de détente où s'affrontent nos meilleurs joueurs de ping-pong et de baby-foot) situé au cœur de la nature,
- Des animations toute l'année.

Informations complémentaires :
- Remboursement de votre ticket de transport à hauteur de 50%
- C.S.E (Comité Social et Economique) actif
- Mutuelle, Prévoyance

Votre profil :
Rigoureux(se), organisé(e), autonome, vous savez faire preuve de polyvalence et de réactivité. Vous avez naturellement le sens du service. Doté(e) d'un très bon relationnel, vous savez travailler en équipe et avez le sens des priorités. Vous faites preuve de discrétion et travaillez en toute confidentialité.
De formation minimale Bac+2 ou Bac+3.
Vous justifiez d'une expérience minimum de 5 ans dans des fonctions d'assistanat de direction