Assistant / Assistante de direction

Nous recrutons un Assistant de Direction (H/F) à mi-temps soit 050% de la durée légale du travail en contrat à durée déterminée de trois mois dans un premier temps. Le poste est basé sur le site du Clos de l'Ousse à Pontacq.

L'équipe de Direction est constituée d'une Directrice Déléguée et de deux attachées : RH et Finances.
L'établissement a un ambitieux projet de reconstruction des locaux de Pontacq et Nay et bénéficie d'un plan de formation riche.

ORGANISATION DU POSTE :
- Gestion du secrétariat de la Direction
- Assister le directeur afin d'optimiser la gestion de ses activités (gestion de planning, préparation des réunions, des rendez-vous.)
- Organiser et coordonner des informations internes et externes (parfois confidentielles) liées aux missions du directeur et du fonctionnement de l'établissement
- Assurer la préparation des dossiers des instances et de certains dossiers spécifiques à la Direction, notamment dans le cadre des autorisations et coopérations
- Gestion et de la mise à jour des astreintes administratives
- Assurer le lien les directions fonctionnelles du Centre hospitalier de Pau dans le cadre de la direction commune, et notamment avec le service des relations avec les usagers et des affaires juridique.

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Traitement du courrier arrivé : tri, ouverture, enregistrement, traitement, diffusion aux différents services concernés, archivage
- Rédaction de projet de courrier, de note de service/information, reproduction et transmission de documents,
- Centralisation de toutes les notes de services/d'information
- Gestion des rendez-vous et de l'agenda du directeur
- Gestion des messages électroniques
- Gestion du tableau annuel des astreintes administratives
- Rédaction, diffusion sur les 3 sites et archivage de la feuille d'astreinte administrative chaque semaine
- Gestion des instances (Conseil de Surveillance, CME, CVS, CDU) : préparation de l'ordre du jour en lien avec le directeur, envoi des convocations, prise de note pendant la réunion, rédaction et diffusion du procès-verbal et des délibérations)
- Préparation et suivi de certaines instances (CTE, CHSCT, Directoire, Commission Cadres) : préparation de l'ordre du jour en lien avec le directeur et les attachées, envoi des convocations, diffusion du procès-verbal
- Centralisation et diffusion sur les trois sites des compte-rendu des CLAN, CLUD, CLIN, CSIRMT
- Gestion du calendrier prévisionnel des instances du centre Gérontologique en lien avec la direction du centre hospitalier de Pau
- Vérification du respect du circuit de validation des protocoles et intégration de la totalité des protocoles dans le logiciel (diffusion papier également tant que tous les protocoles ne sont pas intégrés dans le logiciel)
- Mise à la signature des plannings des services par le référent concerné, scanne de ceux-ci pour le service du personnel pour archivage, retour de l'original aux cadres et photocopie d'un exemplaire pour la mallette de garde
- Mise à la signature des feuilles de congés des cadres au directeur, retour aux cadres et archivage de la demande
- Réponse au standard et accueil des personnes (familles, livreurs, agents.) lors de l'absence de l'agent à l'accueil de Pontacq ou lorsqu'il est occupé

Horaire de travail : Deux jours par semaine de 09h00 à 16h00 et un jour de 09h00 à 12h30, à définir selon les besoins de la direction et les disponibilités du candidat.
Avantages : Amicale du personnel, CGOS
Date de prise de poste : Dès que possible.

Profil : expérience et/ou formation exigé